Бизнес ассистент / офис менеджер (ИТ-компания)

Формат работы: офис
График: полный рабочий день, нормированный, гибрид (среда удаленный день)

О компании:
Мы — компания в ИТ-секторе, развивающая технологические продукты. Работаем в динамичной среде, где важны системность, ответственность и умение доводить задачи до результата.

Ключевые навыки:

• Организаторские способности и умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Деловая коммуникация.
• Ответственность и внимательность к деталям.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook, Google Docs).
• Умение быстро искать и анализировать информацию.
• Навыки работы с современными AI-инструментами (ChatGPT и аналогами) будут преимуществом.

Чем предстоит заниматься:

1. Административная поддержка руководителя

• Выполнение организационных поручений руководителя.
• Подготовка презентаций, отчетов и различных материалов.
• Поиск информации.

2. Офис-менеджмент

• Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, хозяйственные товары).
• Контроль остатков расходных материалов.
• Взаимодействие с поставщиками офисных услуг.

3. Документооборот

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Работа с первичной документацией (счета, акты, договоры).
• Сканирование, систематизация и архивирование документов.
• Передача документов в бухгалтерию и контроль их возврата.
• Подготовка документов по утвержденным шаблонам.
• Контроль подписания договоров и внутренних документов.

4. Взаимодействие с сотрудниками

• Помощь сотрудникам в решении организационных вопросов.
• Информирование коллектива о внутренних изменениях, приказах и корпоративных новостях.
• Координация процессов согласования отпусков, командировок и иных внутренних процедур.
• Контроль исполнения отдельных поручений руководителя и напоминание ответственным о сроках.

5. Маркетинг и мероприятия

• Подготовка новостей и публикаций для корпоративного сайта с использованием AI-инструментов (ChatGPT и др.).
• Размещение материалов на сайте и помощь в ведении корпоративных информационных ресурсов. ( есть специалисты кто обучит и расскажет как делать)
• Подготовка компании к участию в конференциях и выставках.
• Взаимодействие с организаторами мероприятий, подрядчиками и дизайнером.
• Подготовка рекламных материалов, и презентаций.

Мы ожидаем:

• Высшее образование.
• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или офис-менеджером от 3 лет.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и Google Workspace.
• Грамотную устную и письменную речь.
• Высокий уровень самоорганизации.
• Умение самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.
• Желание развиваться и внедрять современные инструменты автоматизации.
• Опыт использования ChatGPT или других AI-инструментов будет преимуществом.

Что мы предлагаем:

• Интересные задачи без рутины.
• Возможность работать с современными AI-инструментами.
• Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя административного направления.
• Молодую команду и комфортный офис.
• Гибкий формат работы (4 дня в офисе, 1 день - удаленка)