Офис-менеджер

Описание вакансии:

Московский демонстрационный офис ООО «ИНСКАН» ищет офис-менеджера для административно-хозяйственного обеспечения функционирования офиса.

Мы – дружная команда, занимающаяся интересным делом: подбором и поставкой научного оборудования зарубежного производства для университетов, исследовательских институтов и промышленных предприятий.

Обязанности:

• Прием входящих звонков, фильтрация и переадресация вызовов.
• Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей электронной и бумажной корреспонденции.
• Взаимодействие с курьерскими службами (организация оперативной отправки и получения документов, контроль за сроками доставки корреспонденции).
• Оформление и подача заявок на получение пропусков (на проход и на проезд автотранспорта) для сотрудников и гостей.
• Подбор, приобретение и своевременная замена картриджей для офисной техники (принтеров и МФУ).
• Ежедневный контроль порядка и чистоты на кухне и в переговорных комнатах.
• Мониторинг наличия офисных принадлежностей, канцелярии, бытовой химии, воды, принадлежностей для кухни и своевременное их пополнение.
• Составление заявок на закупку, выбор поставщиков, сравнение цен, оформление заказов. Ведение личных кабинетов в «Комусе» и на «Ozon».
• Приемка, проверка и распределение поступивших товаров (офисных принадлежностей, канцелярии, бытовой химии, воды, принадлежностей для кухни, мебели, оргтехники), проведение периодических инвентаризаций офисных запасов.
• Контроль исправности оргтехники и мебели, организация вызова мастеров для ремонта.
• Взаимодействие с арендодателем и его службами: сантехниками, электриками, службой охраны и пр.
• Мониторинг состояния помещений и организация мелкого ремонта.
• Взаимодействие с иными подрядчиками, обеспечивающими функционирование офиса: it-подрядчик, клининговая служба и др.
• Взаимодействие с операторами связи (ПАО «Мегафон», ПАО «МТС») по всем вопросам корпоративного обслуживания и сопровождения договоров.
• Организационная и административная поддержка при проведении маркетинговых мероприятий (семинаров, выставок): организация трансфера, кейтеринга, досуговой части.
• Взаимодействие с типографиями и закупка сувенирной продукции.
• Личное присутствие при приемке товаров и их отгрузках со склада организации.
• Рассылка внутренних новостей, приказов и распоряжений.
• Организация поздравлений сотрудников с днями рождения и корпоративных мероприятий.
• Оказание помощи коллегам и руководству по другим административным и организационным вопросам по мере необходимости.

• Пунктуальность, дисциплинированность, ответственность.
• Коммуникабельность, умение и желание работать с людьми.
• Аккуратность и внимательность.
• Базовые навыки работы с ПК.
• Навыки ведения деловой переписки.

Преимущества:

• Высшее техническое образование.
• Опыт работы в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
• Опыт в организации и хозяйственном обеспечении маркетинговых мероприятий (семинары, конференции, выставки).
• Опыт работы с первичной бухгалтерской документацией (счета, счет-фактуры, товарные накладные, УПД).
• Опыт работы с договорами на закупку товаров и услуг (со стороны Заказчика).
• Знание английского разговорного языка.

Условия:

• Полная занятость.
• Работа в офисе.
• Оформление по трудовому договору.
• Премирование по результатам года.