Корпоративный секретарь / Ассистент собственника

Обязанности:

• Прием, регистрация и маршрутизация входящей корреспонденции и документов.
• Организация исходящей корреспонденции: подготовка, отправка, контроль подтверждений и сохранение копий.
• Контроль корпоративной электронной почты: обработка входящих сообщений, определение приоритетов, передача информации ответственным сотрудникам.
• Ведение календаря собственника: организация встреч, совещаний, поездок, напоминания, контроль изменений и исключение пересечений.
• Организация деловых встреч: бронирование и подготовка переговорных комнат, контроль наличия необходимого оборудования и материалов.
• Подготовка сопроводительных писем по установленным шаблонам, согласование формулировок, формирование комплектов документов.
• Организация командировок и поездок собственника: бронирование билетов, гостиниц и трансферов, подготовка документов и памяток, отслеживание изменений.
• Ведение делопроизводства: регистрация документов, формирование дел, ведение номенклатуры, контроль сроков исполнения.
• Организация и ведение архива документов, подготовка описей и поддержание актуальности реестров.
• Участие в совещаниях и подготовка протоколов: фиксация решений, задач, ответственных и сроков, согласование и рассылка протоколов.
• Выполнение личных и организационных поручений собственника: прием задачи, уточнение ожидаемого результата, выполнение и фиксация результата.
• Контроль исполнения поручений и своевременное информирование о статусе.

Требования:

• Опыт работы корпоративным секретарем, личным/персональным ассистентом, офис-менеджером или на аналогичной позиции.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность к деталям и высокий уровень организованности.
• Умение работать с большим количеством информации и одновременно контролировать несколько задач.
• Навыки делопроизводства и работы с документами.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Ответственность за сроки и результат.
• Уверенный пользователь ПК, электронной почты, календарей и офисных программ.
• Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на поручения.

Будет преимуществом:

• Опыт сопровождения собственника/руководителя.
• Опыт организации деловых поездок и командировок.
• Опыт ведения протоколов совещаний.
• Опыт работы с ЭДО и корпоративными системами учета документов.

Что важно в работе

• Работа непосредственно с собственником и управленческой командой.
• Высокий уровень ответственности и самостоятельности.
• Работа с документами, календарем, деловой перепиской и организационными вопросами.
• Необходимо уметь доводить поручения до конкретного результата, а не просто принимать задачи.