Заместитель Управляющего филиалом/Администратор

—«Это позиция для активного организатора, который не боится рутины и хочет получить опыт работы с функционалом руководящей должности. 60% времени — это общение с детьми и их родителями, 30% — документы и таблицы, 10% чистое творчество.
Требования
—Опыт работы в сфере услуг/образования от 1 года (обязательно с живыми клиентами).

Уверенный пользователь ПК: CRM, Google-таблицы, мессенджеры, работа с документами.

Грамотная речь (устная и письменная) — Презентабельный вид: Вы — лицо филиала, встречаете родителей и детей, проводите собрания.

Навык работы с возражениями. Навык конструктивного ведения конфликтных переговоров.

Умение организовывать процессы и людей (координация педагогов/персонала).

Готовность работать по гибкому графику (вечера/выходные)

Обязанности
—1. КЛИЕНТСКИЙ СЕРВИС И КОММУНИКАЦИИ С РОДИТЕЛЯМИ
- Обработка входящих звонков и сообщений во всех мессенджерах (Вк, Тг, Max.) – оперативные ответы на вопросы о расписании, стоимости, содержании программы, мероприятиях и др.
- Ведение родительских чатов групп: информирование о предстоящих событиях, изменениях в расписании, напоминания.
- Работа с сайтом школы и группой в ВК, карточкой компании в Яндекс, Гугл, 2 Гис.
- Презентация услуг школы для новых клиентов (экскурсия по филиалу, консультация по программам, помощь в выборе группы).
- Организация и проведение родительских собраний 2-3 раза в год (подготовка повестки, встреча, ответы на общие вопросы) совместно с педагогами.
- Участие в подготовке и проведении открытых уроков и фестивалей 2-3 раза в год (информирование родителей, встреча, рассадка и т.п.)
- Формирование и поддержание доброжелательной, доверительной атмосферы в общении с родителями и детьми (в рамках своих компетенций).
- Съёмка коротких видео и фото отчётов с занятий для родителей в группы на телефон.)
- Работа с конфликтными ситуациями между детьми, между родителями, между родителями и педагогами – выслушивание, медиация, поиск решений.
- Контроль дисциплины на занятиях (совместно с педагогами): мониторинг нарушений (агрессия, некомандное поведение, систематические пропуски).
- Проведение бесед с родителями проблемных детей: обсуждение гиперактивности, замкнутости, отставания – с использованием техники «заботы о ребёнке» (без постановки диагнозов, строго по предоставленному работодателем скрипту).
- Расторжение договоров (в том числе по инициативе школы) при систематических нарушениях оплаты или поведения – оформление соглашений, уведомлений, возврат средств (по регламенту).
2. ПОМОЩЬ В УПРАВЛЕНИИ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ И ПЕДАГОГАМИ.
- Составление и корректировка расписания занятий по группам с учётом загруженности педагогов и занятости аудиторий.
- Координация педагогов по текущим вопросам: замена при болезнях, перенос занятий, согласование времени, оперативное решение конфликтов между преподавателями.
- Проверка отработанных часов каждого педагога (учёт замен, дополнительных занятий) и подготовка данных для начисления заработной платы.
- Обеспечение педагогов необходимыми реквизитом, костюмами, методическими материалами (выдача, приём, учёт износа).
3. ДОКУМЕНТООБОРОТ, ФИНАНСЫ И АРЕНДА
- Составление, печать и выдача договоров на обучение новым родителям (контроль подписания).
- Оформление справок для родителей (об обучении, для налогового вычета, для школы и т.п.).
- Ведение таблицы учёта оплат (фиксация платежей, своевременное отслеживание поступлений).
- Генерация и размещение QR-кодов для оплаты (в группах ТГ, MAX)
- Взаимодействие с арендаторами помещений: получения счетов, отправка бухгалтеру, распечатка договора аренды, контроль оплат.
4. ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ПОРЯДОК
- Контроль чистоты и порядка в аудиториях и общих зонах: взаимодействие с уборщицами (график, качество уборки, расходники).
- Обеспечение аудиторий всем необходимым: бахилы, стулья, реквизит.
- Заказ формы, сбор информации о размерах, проверка оплаты.
- Проверка наличия и исправности технического оснащения: колонки, синтезаторы, проекторы, свет – своевременный заказ ремонта или замена.
- Организация доступа в помещения (выдача/поиск ключей, контроль доступа).
- Ведение учёта имущества (костюмы, реквизит, оборудование) – перемещение, сохранность.

5. ПОМОЩЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ФЕСТИВАЛЕЙ И ВЫЕЗДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

- Поиск площадок, документооборот, составление тайминга мероприятий.
- Бронирование билетов на мероприятия, гостиниц, трансферов для выездных фестивалей.
- Организация сбора и подготовки костюмов, декораций, реквизита к выступлениям.
- Заказ грузчиков и транспортных компаний для перевозки декораций и имущества.
- Сопровождение групп на выездных мероприятиях (по желанию, в составе команды) – организация питания, контроль времени, связь с принимающей стороной.

6. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПОДДЕРЖКА И ВЫПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ
- Выполнение срочных поручений руководителя филиала (разовые задания, связанные с текущей деятельностью).
- Участие в оптимизации внутренних процессов – предложения по улучшению сервиса и сокращению рутины.
- Взаимодействие с другими филиалами и центральным офисом по общим вопросам.