Личный помощник руководителя

Мы ищем личного помощника руководителя — человека, на которого можно опереться в ежедневных

рабочих и организационных вопросах. Это работа рядом с первым лицом компании: вы будете видеть, как

принимаются решения, и брать на себя всё, что позволяет руководителю не отвлекаться на текучку.

Позиция подойдёт тому, кто любит порядок — и в документах, и в пространстве, и в договорённостях.

Обязанности

Работа с руководителем

• Выполнение поручений руководителя компании как личного характера так и рабочего
• Ведение деловых встреч, провидение ВКС, напоминания
• Подготовка материалов к встречам
• Формирование протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений

Мероприятия

• Организация online и offline мероприятий: подготовка, площадка, участники, техническая часть, сопровождение в день проведения

Документооборот и корреспонденция

• Приём и обработка входящей и исходящей корреспонденции в офисе
• Подготовка, оформление и проверка договоров, счетов, актов и внутренних документов
• Ведение и систематизация архива — бумажного и электронного
• Контроль подписания документов, отслеживание сроков и статусов
• Взаимодействие с бухгалтерией, юристами и подрядчиками по документам

Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Закупка канцелярских и хозяйственных товаров, воды, кофе
• Приём гостей, подготовка переговорной
• Контроль клининга и обслуживающих служб
• Поддержание порядка в рабочем пространстве руководителя и общих зонах

Личные поручения руководителя

• Решение личных и семейных вопросов руководителя: записи, бронирования, покупки, оплата счетов, взаимодействие с сервисами
• Помощь по вопросам, связанным с детьми руководителя (3 и 7 лет): организация расписания, кружков и занятий, сопровождение или встреча из детского сада/школы — по мере необходимости и по договорённости
• Разовые поручения, требующие аккуратности и конфиденциальности

Требования

• Высшее образование
• Владение деловым этикетом, грамотная устная и письменная речь
• Презентабельный внешний вид
• Ответственность и внимательность к деталям
• Способность к самоорганизации, умение доводить дела до конца без напоминаний
• Коммуникабельность, тактичность, умение сохранять конфиденциальность
• Склонность к администрированию процессов и наведению порядка в делах
• Уверенное владение офисными программами (Word, Excel, почта, календари, мессенджеры, AI и Photoshop), готовность быстро осваивать новые сервисы
• Готовность работать в многозадачном режиме, не теряя бдительности и качества
• Интерес к новому: у нас часто появляются задачи, которых вы раньше не делали
• Доброжелательное отношение к детям

Будет плюсом:

• Опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, офис-менеджером или администратором
• Опыт работы с договорами и первичной документацией
• Опыт организации мероприятий и деловых поездок

Если опыта работы ассистентом пока нет, но есть склонность к администрированию и наведению порядка в делах — смело откликайтесь.

Условия

• Оклад 100 000 ₽ + ежемесячная премия до 50 000 ₽ после испытательного срока
• Оформление согласно ТК РФ
• График 5/2, полный день, офис в Санкт-Петербурге [Петрозаводская 13]
• Профессиональный и карьерный рост: прямое подчинение руководителю и участие в задачах компании на всех уровнях
• Небольшой дружный коллектив

Как откликнуться

Чтобы повысить свои шансы:

1. Напишите в сопроводительном письме несколькими фразами, чего вы ждёте от этой работы
2. Проверьте, есть ли фото в вашем резюме