Офис-менеджер

АСКОН-Урал - филиал федеральной компании, разработчика инженерного программного обеспечения. Компания работает на IT-рынке более 37-лет.

Приглашаем в наш дружный коллектив кандидата на позицию Офис-менеджер.

Обязанности:

• Подготовка и организация работы офиса (организация рабочих мест персонала, проверка санитарных условий работы в помещениях);
• Прием и переадресация входящих телефонных звонков;
• Обработка входящей/исходящей корреспонденции;
• Организация телефонных переговоров руководителей;
• Прием посетителей офиса, организация чая/кофе;
• Выполнение рабочих поручений от руководителей;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы сотрудников;
• Хранение сканированных копий документов, формирование электронного архива бухгалтерских, коммерческих и организационных документов;
• Набор на компьютере текстов служебных документов по поручению руководителей;
• Подшивка в папку, регистрация в описи заявлений сотрудников;
• Ведение учета рабочего времени сотрудников филиала, запись времени ухода сотрудников с работы;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (соблюдение порядка в офисе, заказ воды, кофе, канцелярии, контроль работы офисной техники, сбор счетов на оплату);
• Бронирование номеров в гостиницах, заказ авиа- и железнодорожных билетов, поиск вариантов и размещение командированных, оформление командировочных удостоверений;
• Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, заказ доверенностей в бухгалтерии, оформление платежей за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса;
• Участие в организации корпоративных мероприятий и праздников;
• Оказание работникам филиала помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем;
• Сбор документов для оформления на работу вновь принятых сотрудников;
• Организация и проведение подписки на периодические издания;
• Ведение делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров, протоколов заседаний и т.д.).

Требования:

• Высшее образование;
• Уверенный пользователь ПК (знание Word и Excel на уровне пользователя);
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
• Грамотная речь, знание деловой переписки;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Активная жизненная позиция;
• Желание развиваться, обучаться и разбираться в новых задачах;
• Отличные коммуникативные навыки.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;
• Расширенный социальный пакет: ДМС, компенсация спортивных абонементов; материальная помощь при значимых жизненных событиях; доплата до суммы оклада за период временной нетрудоспособности, донорам в день сдачи крови; оплата сотовой связи; бонусы ко дню рождения, значимым датам; новогодние подарки для детей сотрудников;
• График работы на выбор: 08:00-17:00; 08:30-17:30; 09:00-18:00;
• Кофе/чай/фрукты в офисе;
• Работа в динамично развивающейся, надежной компании;
• Комфортные условия труда.