Помощник руководителя

Образование и опыт

• Образование: среднее профессиональное или высшее (не критично, важнее навыки).
• Опыт: от 1 года на административных/помощнических ролях либо в делопроизводстве. Опыт работы помощником руководителя — плюс.

Обязательные навыки под «выполнение поручений»

• Точное исполнение поручений: фиксация задачи, уточнение критериев результата, соблюдение сроков, предоставление промежуточных статусов по запросу руководителя.
• Работа с документами: составление актов, распоряжений, служебных записок, писем по шаблонам; проверка реквизитов, дат, сумм, ФИО; контроль подписей и согласований, подготовка к оформлению ТТН
• 1С: внесение первичных данных (акты, накладные, счета, внутренние перемещения), создание карточек контрагентов, проведение документов, проверка статусов.
• Офисный пакет: Word — оформление по шаблону, Excel — ведение реестров, списков поручений, простых сводов, контроль сроков.

Конкретные типы поручений, которые должен уметь выполнять

• Подготовить проект распоряжения/приказа по шаблону: оформить преамбулу и распорядительную часть, указать сроки и ответственных, приложить основания (договор, письмо, акт).
• Оформить акт (приёмки, расхождений, выполненных работ): заполнить форму, проверить объёмы и единицы измерения, реквизиты сторон, приложения, собрать подписи.
• Внести данные в 1С: создать карточку контрагента, завести договор, провести акт/накладную, проставить статус
• Вести реестр поручений руководителя: фиксировать задачи, сроки, статус, результат, прикладывать файлы, ставить напоминания.

Технические и организационные требования

• Скорость и аккуратность: высокая скорость набора, минимум опечаток, контроль реквизитов и дат.
• Организация рабочего времени: умение работать в режиме срочных задач, расставлять приоритеты, не терять задачи, вести список поручений.
• Конфиденциальность: корректная работа с персональными данными и коммерческой тайной, правила передачи файлов

Личные качества

• Исполнительность: делает ровно так, как просит руководитель, уточняет, если неясно, сдаёт результат в срок.
• Внимательность к деталям: не пропускает даты, суммы, номера договоров, подписи, приложения.
• Стрессоустойчивость: спокойно реагирует на срочные и меняющиеся поручения.
• Обучаемость: быстро осваивает новые шаблоны, процессы, обновления 1С и ЭДО.