Офис-менеджер

Троицк, микрорайон В, улица Полковника Милиции Курочкина, 19

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Работа с электронной почтой организации, Почтой России по приему/отправке писем и иной корреспонденции. Взаимодействие с курьером и курьерскими службами. Взаимодействие с отделами по работе с документацией.
Регистрация входящей/исходящей документации, договоров, ведение соответствующих реестров. Отслеживание сроков отправки и передачи в отделы срочных документов.
Распределение входящей документации по отделам, осуществление хранения ( в бумажном и электронном виде) и архивации общей документации организации. Сканирование, поименование документов, распределение их в соответствующие папки на сервере.
Изготовление локальных актов организации по общей деятельности ( приказов, распоряжений), их регистрация, подписание, публикация для сотрудников, учет и хранение.
Сбор заявок с отделов на офисные и канцелярские принадлежности, почтовые принадлежности, чая, кофе, воды и иных хоз. принадлежностей для офиса, их закупка выдача по отделам, хранение и учет. Взаимодействие с бухгалтерией по отчетной документации.
Распределение распоряжений/заданий от генерального директора по отделам ( при необходимости). Выполнение отдельных заданий руководтсва.
Организация встреч, переговоров, приготовление чая, кофе руководству и гостям( при необходимости). Организация/ помощь в организации корпоративных мероприятий.
Оформление командировок ( при необходимости), закупка билетов, бронирование гостиниц и т.п.
Отслеживание порядка в офисе. Взаимодействие с уборщицей, выдача расходных материалов, постановка задач уборщице.
При отсутствии на рабочем месте делопроизводителя ( отпуск, больничный), заменять указанного сотрудника.