Координатор проекта / Ассистент проекта / Бизнес-ассистент

Мы ищем человека, который поможет собственникам и команде держать в порядке административный контур бизнеса.

Это не классическая позиция личного ассистента с бытовыми поручениями и не роль «правой руки», которая принимает решения вместо руководителя.

Нам нужен системный административный координатор: человек, который умеет держать одновременно несколько рабочих потоков, контролировать сроки, документы и договорённости и не требует ежедневного напоминания о том, что нужно сделать.

Главная задача

Сделать так, чтобы:

• задачи и договорённости не терялись;

• документы вовремя отправлялись, подписывались и возвращались;

• календарь собственника был актуальным;

• оплаты не возникали внезапно;

• по каждой задаче был понятен следующий шаг;

• партнёрские базы системно пополнялись;

• информация о компании на внешних площадках оставалась актуальной.

Чем предстоит заниматься

Административная координация

• вести и контролировать текущие задачи;

• отслеживать сроки и договорённости;

• напоминать ответственным о дедлайнах;

• фиксировать итоги встреч;

• готовить простые документы по готовым шаблонам;

• собирать документы, данные и реквизиты;

• отправлять документы на согласование и подписание;

• контролировать их возврат;

• поддерживать порядок в папках, файлах и рабочих реестрах.

Календарь собственника

• вести календарь;

• ставить и переносить встречи;

• заранее видеть пересечения;

• напоминать о важных встречах и событиях;

• при необходимости готовить краткую информацию к встречам;

• фиксировать ключевые договорённости.

План оплат

• вести реестр предстоящих платежей;

• контролировать суммы, сроки, назначения и статусы;

• собирать счета и подтверждающие документы;

• напоминать ответственным о предстоящих платежах;

• контролировать наличие документов после оплаты.

При этом самостоятельно принимать решение об оплате или распоряжаться денежными средствами не нужно.

Работа с действующими клиентами

• отправлять утверждённые счета, документы и материалы;

• запрашивать необходимые документы и реквизиты;

• контролировать выполнение согласованных организационных действий;

• фиксировать вопросы клиентов и передавать их ответственному сотруднику.

Продаж, консультаций по продукту и обсуждения коммерческих условий в этой роли нет.

Партнёрские каналы

• искать потенциальных партнёров по заданным критериям;

• собирать и актуализировать базу;

• искать контакты;

• делать первичное касание;

• отправлять утверждённое партнёрское предложение;

• фиксировать результат.

Если партнёр заинтересован, дальнейшую коммуникацию принимает отдел продаж.

Информационные площадки

• искать профильные площадки, каталоги, рейтинги, сообщества, бизнес-клубы и медиа;

• вести базу;

• находить контакты редакторов и администраторов;

• размещать согласованную информацию о компании;

• контролировать публикации;

• проверять актуальность информации.

Дополнительная возможность

Если вы умеете работать с контентом, можно дополнительно подключить отдельный оплачиваемый блок:

• работа по готовому контент-плану;

• сбор материалов;

• техническая подготовка публикаций;

• простая нарезка видео;

• размещение контента.

Это не обязательное требование к основной вакансии.

Нам подойдёт человек, который

• очень системный и организованный;

• умеет самостоятельно планировать рабочую неделю;

• внимательно работает со сроками, суммами и реквизитами;

• не теряет задачи после первой постановки;

• умеет доводить простые задачи до результата без постоянного контроля;

• спокойно работает сразу с несколькими направлениями;

• умеет разделять срочные задачи и те, которые можно выполнить пакетно;

• грамотно пишет;

• уверенно работает с Google Docs, таблицами и офисными программами;

• быстро осваивает новые сервисы;

• умеет соблюдать конфиденциальность.

Будет преимуществом

Опыт работы:

• административным координатором;

• ассистентом проекта;

• бизнес-ассистентом;

• помощником руководителя;

• в CRM;

• с подрядчиками;

• с партнёрскими базами;

• с документооборотом.

Как будет выглядеть хороший результат

Через несколько месяцев руководителю не приходится спрашивать:

«Что с этой задачей?»

«Документ отправили?»

«Какие оплаты на этой неделе?»

«Мы уже писали этому партнёру?»

«Где лежит этот документ?»

«Нет ли пересечений в календаре?»

Координатор сам видит эти вопросы заранее и держит административный контур в порядке.

Формат работы

• удалённо;

• полная занятость;

• регулярное недельное планирование;

• задачи фиксируются в единой системе;

• короткая еженедельная отчётность;

• нормальный рабочий ритм без необходимости хаотично переключаться между десятками задач каждую минуту.

Доход

60 000 ₽ в месяц — фиксированная часть.

Дополнительно:

+5 000 ₽ за каждого оплатившего клиента, который пришёл из партнёрского канала, найденного и первично проработанного координатором.

При подключении контентного блока:

+20 000 ₽ в месяц.

Таким образом, доход может быть выше фиксированной части и зависит от дополнительных направлений работы.

Что важно

Нам нужен не человек, которому ежедневно составляют список действий.

Нам нужен координатор, который постепенно заберёт свой административный контур и сможет самостоятельно поддерживать в нём порядок.