Специалист по договорной работе, документообороту и обеспечению мобильных бригад

Группа компаний «ЛайнерТек» работает в сфере проектирования, строительства и реконструкции подземных инженерных сетей с использованием бестраншейных технологий. Мы восстанавливаем сети методом спиральной навивки ПВХ профиля без раскопок и остановки их работы.

Для усиления офисной команды мы приглашаем Специалиста по договорной работе, документообороту и обеспечению мобильных бригад. Вы будете сопровождать коммерческие процессы, а также заниматься организационным обеспечением выездных монтажных бригад (проживание, суточные, логистика).

Чем предстоит заниматься:

1. Договорная работа и коммерческая документация:

• Сбор и подготовка спецификаций по заявкам от заказчиков и внутренних подразделений;

• Формирование коммерческих предложений (КП) на основе технических данных и прайсов;

• Заключение договоров с внешними заказчиками (согласование условий, проверка реквизитов, оформление);

• Взаимодействие с поставщиками (в т.ч. по запчастям и материалам) — сбор коммерческих условий, оформление договоров поставки;

• Регистрация и хранение договоров в электронном и бумажном архиве, ведение реестров.

2. Учёт и оформление первичной документации:

• Оформление и учёт первичной документации (акты выполненных работ, УПД, счета-фактуры, накладные);

• Контроль прохождения документов между отделами и контрагентами;

• Ведение финансовой отчётности в части договоров (сверка сумм, отслеживание оплат и закрывающих документов).

3. Обеспечение проживания мобильных бригад (аренда квартир):

• Поиск и подбор квартир для временного проживания монтажных бригад на объектах (в городах присутствия);

• Заключение договоров аренды с собственниками и агентствами недвижимости;

• Контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных платежей;

• Взаимодействие с собственниками по текущим вопросам (проживание, ремонт, выселение);

• Ведение реестра арендованных объектов и учёт расходов на проживание по объектам.

4. Начисление и учёт суточных для рабочих бригад:

• Расчёт суточных и иных компенсационных выплат сотрудникам, работающим вахтовым методом или в командировках;

• Сверка данных с графиками работ и фактическим нахождением бригад на объектах;

• Подготовка отчётов по расходам на суточные для бухгалтерии и руководства.

5. Взаимодействие с контрагентами и внутренними заказчиками:

• Коммуникация с арендодателями, гостиницами, подрядчиками по вопросам проживания и бытового обеспечения;

• Взаимодействие с прорабами и начальниками участков для оперативного решения вопросов по размещению и суточным;

• Своевременное информирование руководства о возникающих проблемах и предложениях по оптимизации затрат.

Мы ждём, что вы:

• Имеете среднее специальное или высшее образование (предпочтительно экономическое, юридическое или в сфере делопроизводства/логистики);

• Уверенно владеете Excel (сводные таблицы, ВПР, работа с большими объёмами данных, расчёты);

• Знаете правила делопроизводства и документооборота, умеете работать с договорами и первичной документацией;

• Внимательны к деталям, умеете работать с большим объёмом однотипной документации;

• Обладаете грамотной устной и письменной речью;

• Имеете опыт работы с договорами и первичной документацией (от 1 года — приветствуется);

• Умеете выстраивать коммуникацию с разными сторонами (арендодатели, сотрудники, руководители);

• Дополнительным плюсом будет: опыт расчёта суточных, понимание трудового законодательства в части командировок, знание рынка аренды жилья в Екатеринбурге и регионах.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство и социальные гарантии с первого рабочего дня;

• Стабильную заработную плату (обсуждается на собеседовании);

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00;

• Офис в центре Екатеринбурга (ул. Белинского, 83);

• Ежегодная премия за выслугу лет;

• Развитая корпоративная культура: командные мероприятия, тимбилдинги, поздравления с праздниками;

• Дружный коллектив и поддержка наставника на период адаптации.

Мы ждём вашего отклика! Присоединяйтесь к команде «ЛайнерТек» и станьте частью нашей общей успешной работы!