Делопроизводитель/помощник юриста

Астана, улица Шакена Айманова, 13/1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение входящей и исходящей корреспонденции: регистрация писем, уведомлений, запросов, претензий, ответов, актов, служебных записок.
Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции с указанием даты, номера, отправителя/получателя, содержания и ответственного исполнителя.
Присвоение исходящих номеров документам.
Контроль сроков ответов на входящие письма и поручения руководства.
Передача документов ответственным сотрудникам и контроль их исполнения.
Подготовка писем, справок, уведомлений, сопроводительных писем по поручению руководства.
Формирование и ведение реестра договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами.
Учет дополнительных соглашений, приложений, спецификаций, протоколов разногласий, гарантийных писем.
Контроль наличия оригиналов подписанных договоров и приложений.
Сканирование и систематизация договорной документации в электронном архиве.
Ведение приказов по основной деятельности: назначение ответственных лиц, ответственных за производство работ, охрану труда, пожарную безопасность, материальные ценности и т. д.
Регистрация приказов и ознакомление работников с ними.
Формирование папок по каждому строительному объекту.
Сбор и систематизация документов по объектам: договор, проектная документация, переписка, ППР, графики, приказы, доверенности, акты, протоколы совещаний, исполнительная документация.
Контроль поступления документов от инженеров ПТО и руководителей объектов.
Ведение реестра объектов и документации по каждому объекту.
Прием и передача оригиналов документов между офисом и строительными площадками.
Ведение доверенностей: регистрация, сроки действия, выдача и возврат.
Подготовка документов для отправки через Казпочту, курьерскую службу, электронную почту, e-Otinish и иные системы.
Хранение подтверждений отправки и получения корреспонденции.
Ведение архива компании: договоры, акты, письма, приказы, доверенности, исполнительная документация и иные документы.
Подшивка документов в дела по годам, объектам и контрагентам.
Контроль наличия оригиналов документов.
Подготовка документов для передачи в архив.
Взаимодействие с бухгалтерией, ПТО, снабжением, тендерным отделом, юристом и руководителями объектов по документообороту.
Получение от сотрудников документов, необходимых для подписания руководителем.
Организация подписания документов директором и их дальнейшая отправка адресатам.
Контроль возврата подписанных экземпляров договоров, актов и соглашений от контрагентов.
Ведение электронного архива на сервере или в облачном хранилище по единой структуре папок.
Контроль корректности наименования и сохранения файлов.
Обеспечение быстрого поиска любого документа по объекту, контрагенту, дате или номеру.