Помощник руководителя (Офис-менеджер)

В нашу команду требуется инициативный офис-менеджер, помощник генерального директора — способный не только создавать атмосферу порядка и гостеприимства на ресепшене, но и быть движущей силой для всей компании.

Обязанности:

- Вести приём посетителей на ресепшене: встреча гостей, распределение запросов, направление к нужным специалистам;

- Контролировать своевременное и качественное выполнение задач сотрудниками отслеживать исполнение поручений руководителя;

- Организовывать и структурировать потоки информации между сотрудниками и руководителем;

- Планирование рабочего времени руководителя: ведение календаря, согласование встреч, напоминания о важных событиях;

- Организация совещаний и встреч: оповещение участников, подготовка помещения и материалов, заказ конференц‑связи и подготовка кратких итогов встреч;

- Обеспечивать оформление и контроль документооборота в компании, соблюдать установленные сроки и регламенты;

- Оперативно оформлять документы и контролировать их движение по внутренним маршрутам;

- Организовывать и контролировать документооборот, обеспечивать корректность оформления и своевременную обработку документов;

- Оперативно решать нестандартные задачи — для вас не существует неразрешимых проблем;

- Организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, подготовка документов, согласование графика поездок;

- Помощь в подготовке презентаций, отчётов, справочных материалов;

- Поддерживать порядок и благоприятную атмосферу в офисе;

- Исполнять поручения, связанные с перемещением по городу.

Требования к кандидату:

- Опыт в менеджменте проектов;

- Опыт работы в Битрикс24;

- Быть крайне внимательным и ответственным сотрудником, держать все задачи на контроле и обеспечивать их исполнение;

- Очень уверенное владение стандартными офисными программами - диаграммы Ганта, Excel, Word, Power point. Умение красиво оформлять документы и грамотно писать;

- Умение организовывать и вести дневники встреч, событий, мероприятий;

- Вести протоколы встреч, добиваться их исполнения, вести учет движения проектов, реализовывать методику OKR;

- Подход «всё должно быть выполнено — и на отлично».

Мы предлагаем:

- Работу в уникальном для РФ коллективе, мы первые в стране, кто настолько фундаментально занимается медицинским оборудованием для обеспечения здоровья людей;

- Возможность развиваться и проявлять инициативу: ваша зона ответственности не ограничивается рутинными задачами;

- Дружный коллектив, поддержка руководителя, динамичную и интересную рабочую среду.