Специалист по делопроизводству юридического отдела

Мы развиваем систему документооборота предприятия и выстраиваем единые правила подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов. Ищем внимательного и системного специалиста по делопроизводству, который будет контролировать соблюдение установленного порядка работы с организационно-распорядительными документами во всех подразделениях предприятия, обеспечивать сохранность оригиналов договоров и корректное отражение договорных, финансовых и иных документов в 1С.

Основные задачи:

1. Ведение делопроизводства юридического отдела: регистрация, учёт, систематизация, хранение и оперативный поиск документов, в том числе:

- внесение в 1С сведений о договорах, дополнительных соглашениях, счетах и иных связанных документах; проверка полноты, корректности и актуальности реквизитов, статусов и прикреплённых файлов;

- формирование и актуализация номенклатуры дел юридического отдела; контроль правильности формирования дел, систематизации документов и передачи завершённых дел на архивное хранение.

- организация хранения оригиналов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов разногласий, актов и иных договорных документов.

2. Контроль соблюдения подразделениями предприятия утверждённого порядка подготовки, оформления, согласования, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов.

3. Проверка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов и иных документов на соответствие утверждённым шаблонам, правилам оформления, требованиям к реквизитам, порядку согласования, а также на наличие необходимых приложений, согласований и иных сопроводительных документов.

4. Возврат документов на доработку при выявлении нарушений или неполного комплекта документов, контроль устранения замечаний и соблюдения сроков доработки.

5. Формирование, ведение и актуализация базы шаблонов организационно-распорядительных, договорных и иных типовых документов.

6. Участие в разработке, внедрении и актуализации единых правил, регламентов, инструкций и алгоритмов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов.

7. Контроль соблюдения сроков оформления, согласования, регистрации, исполнения и передачи документов на хранение; информирование ответственных лиц о просроченных, неполных или оформленных с нарушениями документах.

8. Взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам предоставления документов, устранения ошибок, доработки комплектов документов и актуализации информации в 1С.

9. Консультирование работников подразделений по правилам подготовки, оформления, согласования и передачи организационно-распорядительных и договорных документов.

10. Участие в автоматизации документооборота и внедрении процессов в 1С и системе электронного документооборота; подготовка предложений по улучшению действующих процессов, шаблонов и порядка обработки документов.

11. Помощь и выполнение иных поручений начальника юридического отдела.

Требования к кандидату:

• Высшее образование.
• Опыт работы в делопроизводстве, секретариате не менее 2 х лет.
• Знание правил оформления организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов.
• Практический опыт работы с договорами, договорными документами, реестрами и архивом будет преимуществом.
• Опыт формирования номенклатуры дел, систематизации документов и организации хранения.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, системами электронного документооборота.
• Обязателен опыт работы в 1С Бухгалтерия, 1С Документооборот; преимуществом будет опыт внесения и сопровождения договоров, счетов и иных документов.
• Внимательность к реквизитам, срокам, комплектности документов и сохранности оригиналов.
• Умение работать с большим объёмом информации, соблюдать конфиденциальность и доводить задачи до результата.

Мы ценим:

• Системность и аккуратность.
• Высокую внимательность к деталям.
• Ответственность и исполнительность.
• Умение планировать работу и соблюдать сроки.
• Навык корректного взаимодействия с сотрудниками разных подразделений.
• Готовность объяснять правила работы с документами и контролировать их соблюдение.
• Инициативность в вопросах наведения порядка и совершенствования процессов.

Мы предлагаем:

• Уверенность в завтрашнем дне: работа на стабильном предприятии, входящем в холдинговую компанию АО «Технодинамика» (государственная корпорация «Ростех»).
• Стабильность и долговременное сотрудничество: соблюдение трудового законодательства, расширенные социальные гарантии, возможность подработок.
• Обучение и развитие за счет работодателя: возможность освоить новую профессию, повысить квалификацию за счет предприятия.
• Заботу о здоровье: расширенное медицинское обслуживание, наличие собственного здравпункта, обеспечение спецодеждой и СИЗ.
• Комфорт: на территории предприятия имеется своя столовая, бесплатное обеспечение питьевой водой.
• Работу по четкому графику: 5/2 с выходными в субботу и воскресенье.
• Транспортную доступность: производственная площадка находится в центре г. Тулы, на улице Мосина.
• Новогодние подарки для детей сотрудников.
• Выплата материальной помощи в сложных жизненных ситуациях.
• Ежемесячные премии.