Секретарь руководителя

Алматы, улица Богенбай батыра, 221

Метро: Театр имени Ауэзова

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
Организация и контроль документооборота в Обществе;
Ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
Координация работы со сторонними организациями по вопросам, связанным с документооборотом и канцелярией;
Организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
Контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
Организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
Обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
Контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
Координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
Обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
Ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
Участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
Проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
Подготовка отчетов о работе Канцелярии и представление их руководству Общества;
Организует и контролирует работу архива;
Участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
Соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
Знание порядка работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП);
Умение подготовки и разработки внутренних актов:

Навыки разработки и оформления внутренних актов;

Опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями;
Ведение и оформление протоколов аппаратных совещаний Общества.

Требования:

Знание законодательства РК:

- Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

- Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

- Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

- Законодательные, нормативные

правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

- Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

- Основные положения системы

делопроизводства;

- Структуру Общества и ее подразделений;

- Трудовое законодательство, порядок

внутреннего трудового распорядка, по

безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;
Основное образование:

Высшее образование по специальностям: "Документоведение", "Юриспруденция", "Управление персоналом" или аналогичным направления;
Опыт работы /обязательный:

Опыт работы в Канцелярии, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;
Владение компьютером:

- Уверенный пользователь информационных систем

MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

Outlook, Access);

- Работа с Интернетом

(Opera, Internet Explorer;

Mozilla Firefox) и электронной почтой

(Outlook Express);

- Работа с системами электронного документооборота.