Специалист по договорной работе маркетинга

Привет! Меня зовут Маша, я отвечаю за делопроизводство в IT-компании Профи.ру.

В нашей команде четыре человека: руководитель отдела, два специалиста по договорной работе и старший делопроизводитель. Мы помогаем сотрудникам компании с согласованием договоров, взаимодействием с контрагентами, сбором закрывающих документов и заведением счетов на оплату. По пути всё время улучшаем процессы документооборота в компании, чтобы не создавать лишнюю бюрократию.

Мы ходим в офис несколько раз в неделю для работы с бумажными документами, а в остальное время работаем удалённо.

Зачем тебе к нам

• Развиваться и пробовать новое. Постепенно будем расширять твою зону ответственности, сможешь поработать с разными направлениями маркетинга. У каждой команды своя специфика документов и приобретаемых услуг, поэтому всегда будет что-то новенькое и интересное.

• Быть в команде, которая любит свою работу. Мы всё время придумываем, как и что можно улучшить или автоматизировать, чтобы работать с минимальными трудозатратами. Поэтому сможешь поучаствовать в процессах оптимизации, предлагать идеи и тестировать их.

• Наслаждаться неформальной атмосферой, которой часто не хватает в сфере финансов. Мы общаемся на «ты», всегда открыты к диалогу и изменениям в процессах. При этом не только хорошо работаем, но и хорошо отдыхаем :) Например, недавно ходили с командой кататься на квадроциклах, иногда играем в настолки, собираемся на тимбилдинги всем департаментом финансов.

Чем предстоит заниматься

• Отправлять договоры на согласование в 1С:Документооборот, следить за статусом, создавать заявки на оплату счетов. Контролировать, чтобы все счета передавали на оплату вовремя.

• Взаимодействовать с бизнес-заказчиками и контрагентами по договорам, подписанию и предоставлению документов, держать их в курсе статуса согласования и сроков оплаты.

• Отвечать на вопросы сотрудников в процессе согласования, обрабатывать правки и комментарии согласующих.

• Участвовать в ежемесячном закрытии бухгалтерской отчётности: обеспечивать комплектность и своевременный сбор первичной и подтверждающей документации от сотрудников и контрагентов, запрашивать подтверждение расходов и документы за отчётный период, вести отчёт по закрытию.

• Контролировать наличие оригиналов, обрабатывать реестры недостающих документов.

• Иногда помогать с документами в офисе: приём входящей корреспонденции, подписание и отправка документов контрагентам.

Что нужно, чтобы к нам присоединиться

• Высшее образование. Здорово, если есть опыт работы в бухгалтерии или делопроизводстве. А если тебе интересен маркетинг и продажи — круто вдвойне :) Тогда будет проще разобраться в тонкостях документооборота.

• Понимание процессов полного цикла прохождения документов (от составления и редактирования до сдачи в архив) или желание в этом разобраться. Идеально, если есть опыт работы с программой 1С:Документооборот и системами ЭДО. Но это необязательное требование, мы готовы научить.

• Готовность много общаться с сотрудниками из разных команд и контрагентами.

• Умение планировать время и систематизировать большое количество информации. Одновременно будут приходить правки по новым договорам от согласующих, запросы по актам от бухгалтерии и просьбы оплатить счета от коллег из других отделов. Нужно помнить все запросы и грамотно их обрабатывать.

• Внимательность к мелочам и ответственное отношение к документам. От качества обработки документов зависит работа соседних отделов, скорость согласований и оплат. Поэтому важно замечать каждую деталь.

Что мы за это предлагаем

• Пересмотр зарплаты и грейда дважды в год — держим уровень рынка или выше.
• Гибридный формат работы. Нужно ходить в офис несколько раз в неделю для работы с бумажными документами, а в остальное время можно работать удалённо.
• 100% ДМС в лучших клиниках России и СНГ — со стоматологией и лечением онкологии.
• Технику для работы — ноутбук и всё, что понадобится. Включая подписки на AI-инструменты.
• Обучение: оплатим профильные курсы, конференции и митапы. Проводим крутые хакатоны и тренинги.
• Скидку на Профи.ру — компенсируем до 3450 рублей gross от стоимости заказа.
• Книги: электронная библиотека «Альпины» и книжная полка в офисе.
• Завтраки в офисе: запеканки, каши, лосось с авокадо, круассаны и другая вкуснятина :)
• Вечеринки, которые сложно назвать корпоративом: покоряем горнолыжные склоны, устраиваем фестивали, собираемся в разных городах.
• Плюшку на выбор каждый месяц — компенсируем 50% стоимости, до 6900 gross рублей: спорт, психотерапия, массаж, check-up, коворкинг, няня или сиделка, парковка у офиса, обустройство рабочего места, мед. услуги вне ДМС или ДМС для родственника.