Специалист по документообороту

ООО «УтилЭксперт»
Ищем специалиста, который умеет поддерживать порядок в документах, внимательно относится к деталям и соблюдает установленные сроки.
ООО «УтилЭксперт» специализируется на утилизации оборудования, техники и другого имущества организаций. Мы работаем с государственными учреждениями и коммерческими компаниями по всей России.
Компания развивается, количество клиентов и документов увеличивается, поэтому мы расширяем административный отдел.

Какой результат мы ожидаем
Главный результат работы специалиста по документообороту — правильно и своевременно оформленные документы, актуальный реестр и отсутствие потерянных или просроченных документов.
В любой момент должно быть понятно:
какие документы подготовлены;
какие документы отправлены клиенту;
какие находятся на подписании;
какие необходимо получить или исправить;
где хранится оригинал документа;
какие сроки требуют контроля.
От качества этой работы зависит скорость заключения договоров, получение закрывающих документов, взаимодействие с клиентами и слаженная работа подразделений компании.

Что предстоит делать
подготавливать и оформлять договоры, акты, письма и другие документы по установленным шаблонам;
регистрировать входящие и исходящие документы;
вести реестр документов и своевременно обновлять их статусы;
проверять наличие необходимых реквизитов, подписей, печатей и приложений;
выявлять ошибки и несоответствия в поступающих документах;
отправлять документы клиентам и контролировать их возврат;
следить за сроками подписания и получения оригиналов;
взаимодействовать с заказчиками по вопросам обмена и оформления документов;
запрашивать недостающую информацию у сотрудников компании;
вести электронный и бумажный архив;
обеспечивать понятное и системное хранение документов;
фиксировать необходимую информацию в CRM;
работать в Word, Excel, электронной почте и внутренних системах компании;
выполнять поручения руководителя, связанные с документооборотом и административными процессами.

Как будет оцениваться результат
Для нас важно, чтобы:
документы оформлялись без существенных ошибок;
установленные сроки не нарушались;
статусы документов своевременно обновлялись;
документы не терялись;
электронный и бумажный архив содержались в порядке;
сотрудники и руководитель могли быстро получить нужную информацию;
вопросы с клиентами по документам доводились до завершения, а не оставались без контроля.

Кому подойдет эта работа
Эта должность подойдет вам, если вы:
замечаете ошибки, пропущенные реквизиты и несоответствия;
любите порядок и системную работу;
можете внимательно работать с большим количеством информации;
не забываете о поставленных задачах и контролируете их до завершения;
соблюдаете сроки и договоренности;
готовы самостоятельно уточнять недостающую информацию;
спокойно относитесь к повторяющимся операциям;
грамотно пишете и разговариваете;
уверенно пользуетесь Word, Excel и электронной почтой;
готовы изучать внутренние правила и работать по установленным инструкциям.
Опыт работы с договорами, актами, архивом или электронным документооборотом будет преимуществом, но не является обязательным.
Мы готовы обучить кандидата, который внимательно относится к работе, соблюдает сроки и быстро осваивает новые процессы.

Что мы предлагаем
официальное трудоустройство по ТК РФ;
официальную заработную плату 55 000 ₽;
ежегодную индексацию заработной платы;
график работы 5/2 с 09:00 до 18:00;
оборудованное рабочее место;
обучение внутренним процессам и правилам оформления документов;
готовые шаблоны, инструкции и порядок работы;
наставничество и поддержку руководителя в период адаптации;
понятные должностные обязанности;
возможность развиваться вместе с компанией и осваивать смежные административные процессы.

Чем занимается «УтилЭксперт»
Мы оказываем услуги по утилизации:
компьютерной и организационной техники;
медицинского оборудования;
промышленного оборудования;
транспортных средств;
мебели;
другого имущества государственных учреждений и коммерческих организаций.
Специалист по документообороту взаимодействует с разными подразделениями компании и помогает своевременно оформлять договоры, акты и другие документы, необходимые для работы с клиентами.

Первые недели работы
В период адаптации вы:
познакомитесь с компанией и сотрудниками, с которыми будете взаимодействовать;
изучите движение документов внутри компании;
освоите правила оформления договоров, актов, писем и других документов;
научитесь вести реестр и контролировать статусы;
познакомитесь с CRM и системой хранения документов;
получите шаблоны, инструкции и примеры правильно оформленных документов;
сначала выполните задачи вместе с наставником, а затем постепенно перейдете к самостоятельной работе.
Мы не ожидаем, что новый сотрудник будет знать все процессы с первого дня.
При этом с самого начала для нас важны внимательность, соблюдение сроков, готовность задавать вопросы и привычка доводить каждую задачу до завершения.
Откликайтесь, если вам нравится работать с документами, поддерживать порядок в информации и видеть конкретный результат своей работы.