Офис-менеджер

О компании:
Мы — динамично развивающаяся инжиниринговая компания. Наша специализация — комплексные решения в области проектирования, монтажа и обслуживания инженерных систем. Мы ценим порядок, точность и инициативность. В связи с расширением штата мы ищем ответственного специалиста главным организатором офисной жизни.

Условия работы:

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00, суббота и воскресенье — выходные дни.

• Заработная плата: 45 000 рублей (фикс).

• Место работы: г. Пермь, Свердловский район (удобная транспортная развязка, парковка).

• Перспективы: Возможность профессионального развития и карьерного роста внутри компании (в т.ч. переход в смежные отделы — закупки, договорной отдел, административный менеджмент).

Ключевые обязанности:
Административная поддержка руководства и офиса:

• Прием и распределение входящих телефонных звонков, работа с электронной почтой.

• Заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и расходных материалов.

• Организация корпоративных чаепитий, закупка продуктов для кухни (чай, кофе).

• Контроль работоспособности офисной техники (МФУ, принтеры), своевременный вызов мастера и заправка картриджей.

• Помощь и освоение навыков кадрового документооборота.

Документооборот и делопроизводство:

• Ведение полного цикла делопроизводства: регистрация, учет и контроль исполнения входящей/исходящей корреспонденции (в том числе в электронных системах, опыт работы с 1С:Документооборот будет преимуществом).

• Подготовка деловых писем, служебных записок, приказов и распоряжений.

• Ведение архива документов компании.

Организационная поддержка:

• Календарное планирование рабочего дня, организация встреч и совещаний.

• Подготовка материалов к совещаниям (раздаточный материал, презентации, сбор отчетов) и ведение протоколов встреч с фиксацией решений.

• Полное бронирование и организация командировок: заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных.

Специфические задачи в инжиниринге:

• Подготовка и комплектация пакетов документов для участия в тендерах и конкурсных процедурах (по готовым шаблонам).

• Помощь в подготовке договорной документации: проверка реквизитов, сканирование, подписание и рассылка контрагентам.

• (В редких случаях) Работа с проектной документацией (чертежами) — помощь в печати, сортировке и брошюровке больших форматов.

Требования к кандидату:

• Опыт работы в должности секретаря, помощника руководителя или администратора от 1 года (рассматриваем кандидатов с опытом в инжиниринге, строительстве или производстве в приоритете).

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), знание офисной оргтехники.

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

• Навыки делового этикета, опрятный внешний вид.

• Стрессоустойчивость, многозадачность, внимательность к деталям.

• Будет преимуществом: знание 1С: Документооборот или аналогичных ЭДО.

Мы предлагаем:

• Дружный коллектив и прозрачные процессы работы.

• Стабильность.

• Просторный оборудованный офис в Свердловском районе.

• Карьерный рост.