Офис-менеджер/секретарь/делопроизводитель (помощник руководителя)
Офис-менеджер/секретарь/делопроизводитель (помощник руководителя)
Москва, Пресненская набережная, 12
Метро: Деловой центрОписание вакансии
Обязанности:
- Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции, присваивание каждому документу регистрационные номера и контроль сроков их исполнения, также занимается систематизацией и классификацией документов по видам, важности и тематике. Занимается отправкой и получением корреспонденции (курьерские службы, Почта России).
- Составление и оформление различных видов документов согласно установленным стандартам делопроизводства, включая письма, приказы, распоряжения, протоколы совещаний и другие служебные документы.
- Взаимодействие с администрацией бизнес-центра (оформление пропусков, решение любых возникающих вопросов по офисному помещению с обслуживающей организацией).
- Жизнеобеспечение офиса (закупка чая/кофе, канцелярских товаров, закупка расходных материалов для офисной техники, обслуживание кофе-машины, ежедневный контроль уборки помещения).
- Организация командировок сотрудников (подбор и покупка авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц).
- Работа с системами электронного документооборота, сканирование документов, обеспечивает их электронное хранение и поиск.
- Разрабатывает и актуализирует инструкции по делопроизводству, регламенты документооборота, участвует в создании номенклатуры дел организации.
- Проведение инструктажей для новых сотрудников по правилам работы с документами, консультирует персонал по вопросам оформления и ведения документации.
- Подготовка документов для подписи руководителю, ведёт его календарь, организует приём посетителей, обеспечивает конфиденциальность служебной информации.
- Отвечает на входящие телефонные звонки, переадресация звонков и писем соответствующим сотрудникам офиса.
- Встречает гостей (чай/кофе)
- Выполнение поручений генерального директора компании.
- Подтвержденный опыт административно-хозяйственной работы.
- Ответственность, исполнительность, пунктуальность, внимание к деталям, дружелюбность.
- Навыки работы с ПК, пакетом офисных программ, офисной техникой.
- Знание 1С Документооборот
- Оформление по ТК РФ, премия по итогам года
- ДМС после испытательного срока,
- Испытательный срок 3 месяца
Навыки
- Делопроизводство
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Работа с оргтехникой
- 1С: Документооборот
- Документооборот
- Входящая корреспонденция
- Исходящая документация
- Прием и распределение звонков
