Офис-менеджер

Поддерживать порядок, уют и исправность всей офисной инфраструктуры.

Встречать гостей, курьеров и координировать порядок в переговорных комнатах.

Готовить и оснащать рабочие места для новых сотрудников (совместно с IT и HR).

Оперативно решать повседневные административные запросы сотрудников.

Организовывать и поддерживать зону питания: пополнять запасы, обновлять перекусы и следить за чистотой на кухне.

Закупать расходные материалы (вода, продукты, канцтовары, бытовая химия) и угощения для внутренних мероприятий.

Взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками (клининг, ремонт, поставщики воды/продуктов) и контролировать качество их услуг.

Искать лучшие предложения на рынке для разовых закупок (техника, мебель, инвентарь).

Организовывать командировки и релокацию: бронировать билеты, отели и трансферы.

Вести финансово-операционный учет: формировать заявки на оплату, вести реестры платежей и отслеживать их статус.

Рассчитывать и планировать ежемесячный бюджет на офисные расходы с учетом количества сотрудников.

Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию.

Опыт работы на позициях: офис-менеджер, помощник руководителя, администратор офиса от 2 лет.

Уверенный пользователь ПК: MS Office, Bitrix.

Навыки работы с оргтехникой и базовым документооборотом.

Понимание процессов первичной бухгалтерской документации (счета, акты, накладные, авансовые отчеты).

Навыки бронирования билетов/отелей и работы с тревел-сервисами.

Организованность и системность: умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и доводить задачи до конца.

Коммуникабельность и клиентоориентированность: доброжелательность, умение находить общий язык с подрядчиками, сотрудниками и гостями.

Инициативность и проактивность: умение видеть проблемы в офисе до того, как они станут критическими (например, вовремя заказать бумагу или воду).

Внимательность к деталям: аккуратность при работе с документами и финансовыми реестрами.