Бизнес-ассистент с ролью координатора

Сегодня мы помогаем предпринимателю с опытом более 15 лет, прошедшего путь от B2C-продаж до B2B-бизнеса и контрактного производства в Китае и России. Сегодня он участвует в управлении бизнесами на стратегическом уровне и развивает Family Office с инвестиционными и предпринимательскими проектами, а также стартап в сфере трансформационных программ и наставничества. В проектах задействовано около 20 сотрудников и внешних специалистов. Команды распределены между Кипром, Казахстаном и другими странами.

Ключевая задача роли

Создать единую систему управления задачами и проектами руководителя: переводить идеи в конкретные планы, координировать исполнителей, контролировать сроки и снимать с руководителя операционную нагрузку, включая личного характера задачи (билеты, такси, размещение его и семьи в др. стране и т.д.).

Нам нужен не просто исполнитель поручений, а самостоятельный координатор, который помогает доводить задачи до результата и выносит на руководителя только те вопросы, которые действительно требуют его решения.

Чем предстоит заниматься

• Собирать задачи и идеи руководителя, переводить их в планы с этапами, сроками, приоритетами и ответственными.
• Вести единый трекер задач и проектов, контролировать статусы, сроки и выполнение договоренностей.
• Координировать проекты Family Office и стартапа, взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками и профильными специалистами без прямого административного подчинения.
• Организовывать деловой календарь, встречи и Zoom-созвоны, фиксировать договоренности и контролировать следующие действия.
• Готовить руководителю краткую и содержательную информацию: суть вопроса, текущий статус, риски и возможные решения.
• Систематизировать документы, контакты и проектную информацию, вести базовый учет расходов и показателей.
• Находить узкие места, предлагать улучшения, использовать ИИ для автоматизации регулярных задач,.
• Выполнять отдельные личные и организационные поручения — не более 15% рабочего времени.

Мы ожидаем от вас:

• Опыт работы от 2-х лет бизнес-ассистентом первого лица, координатором проектов или проджект-менеджером.
• Для эффективного взаимодействия важно находиться в часовом поясе с разницей относительно Москвы не более 1-2 часов.
• Опыт одновременного ведения нескольких проектов и большого количества разноплановых задач.
• Умение превращать поток идей и поручений в понятную систему: определять приоритеты, фиксировать задачи и контролировать результат.
• Опыт координации сотрудников, подрядчиков и экспертов без прямого административного подчинения.
• Уверенное владение Google Workspace, Excel, таск-трекерами, Zoom и ИИ-инструментами;
• Знание английского языка — не ниже B1.
• На ты с ИИ в работе поо операционным вопросам.
• Самостоятельность, системность, ответственность за результат и тактичная настойчивость в работе с руководителем и исполнителями.
• Знание Kanban или Scrum, понимание базовой логики P&L и опыт работы с простой управленческой отчетностью.
• Опыт сопровождения инвестиционных, международных или стартап-проектов.
• Опыт поддержки руководителя в командировках/на выездах дистанционно.

Что мы предлагаем

• Совокупный доход 130 000 рублей в месяц: фиксированная часть 100 000 рублей и премия до 30 000 рублей.
• В течение 2-3 месяцев период адаптации.
• Полностью удаленную работу в международном контексте с проектами на Кипре и в Казахстане.
• График 5/2. Основное окно доступности — с 08:00 до 20:00 по времени Кипра, при этом непрерывный 12-часовой рабочий день не предполагается. Возможны отдельные срочные вопросы вечером или в выходные. Быть на связи.
• Прямую работу с предпринимателем и возможность влиять на организацию процессов, инструменты и способы достижения результата.
• Участие в проектах Family Office, инвестиционных направлениях и развивающемся стартапе.
• Возможность профессионального роста до senior- или executive business assistant, а в дальнейшем — до руководителя одного из проектов.
• Формат сотрудничества обсуждается индивидуально;
• Для работы потребуется собственный компьютер, телефон и стабильный интернет.

Увидели здесь себя? Откликайтесь и кратко расскажите в сопроводительном письме:

• с руководителем какого уровня вы работали;
• сколько проектов одновременно координировали;
• какую систему управления задачами вы создавали или улучшали;
• приведите пример ситуации, когда вам удалось довести задачу до результата без постоянного участия руководителя;
• укажите ваш город и часовой пояс.