Помощник/ассистент руководителя/ Офис-менеджер

Ассистент руководителя

Ищем организованного и ответственного ассистента руководителя, который поможет систематизировать административные процессы, контролировать выполнение задач и обеспечивать бесперебойную работу офиса.

Обязанности

Документооборот

Ведение реестра договоров, актов, доверенностей и других документов компании.

Подготовка типовых документов по утверждённым шаблонам.

Контроль подписания, получения и хранения документов.

Координация работы с внешним юристом и бухгалтером по срокам подготовки и приёмки документов.

Сканирование, систематизация и архивирование документации.

Календарь и встречи руководителя

Ведение рабочего календаря руководителя.

Подготовка ежедневной сводки по задачам, встречам и мероприятиям на день.

Согласование, назначение и подтверждение встреч.

Бронирование переговорных комнат, ресторанов и других площадок.

Подготовка необходимых материалов к встречам.

Контроль проведения встреч и фиксация итогов и дальнейших задач.

Напоминание руководителю и участникам о предстоящих встречах и сроках.

Звонки и деловая переписка

Приём и совершение входящих и исходящих звонков.

Связь с клиентами, партнёрами, подрядчиками и сотрудниками по поручению руководителя.

Ведение деловой переписки в электронной почте и мессенджерах.

Передача информации ответственным сотрудникам и контроль получения обратной связи.

Подготовка и отправка писем, запросов, приглашений и уведомлений.

Контроль поручений руководителя

Фиксация поручений, сроков и ответственных лиц в рабочей таблице.

Контроль выполнения задач сотрудниками и подрядчиками.

Сбор необходимой информации и подготовка кратких отчётов для руководителя.

Выполнение организационных и административных поручений.

Поиск информации, поставщиков, услуг и необходимых контактов.

Организация поездок: приобретение билетов, бронирование и составление маршрута при необходимости.

Финансовая операционная работа офиса

Контроль регулярных платежей: аренда, коммунальные услуги, интернет, корпоративные подписки и другие расходы.

Ведение единого реестра подписок, платежей и офисных расходов.

Своевременная передача счетов и закрывающих документов в бухгалтерию.

Ежемесячная сверка расходов с бухгалтером.

Контроль сроков оплаты счетов и продления услуг.

Организация работы офиса

Открытие офиса и выполнение утреннего чек-листа готовности.

Контроль порядка и готовности переговорных комнат.

Координация работы уборщицы.

Закупка канцелярии, воды, хозяйственных и других расходных материалов.

Встреча гостей, клиентов и инвесторов на профессиональном уровне.

Организация чая, кофе и сопровождение гостей во время встреч.

Взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями.

Контроль исправности офисной техники и организация ремонта при необходимости.

Требования

Опыт работы помощником руководителя, секретарём или офис-менеджером от 1,5 лет.

Желателен опыт работы в юридической, банковской, страховой, инвестиционной или консалтинговой сфере.

Уверенное владение Google Workspace или Microsoft 365: Google Таблицы/Excel, Google Документы/Word, календарь и электронная почта.

Умение работать с таблицами, документами и системами постановки задач.

Грамотный устный и письменный русский язык.

Знание кыргызского языка будет преимуществом.

Умение вести деловую переписку и профессионально общаться по телефону.

Готовность работать с конфиденциальной информацией.

Личные качества

Системность: каждая задача зафиксирована в таблице с ответственным, дедлайном и актуальным статусом.

Ответственность: умение доводить задачи до результата без постоянных напоминаний.

Внимательность: аккуратная работа с документами, сроками и поручениями.

Самостоятельность: способность находить решение и предлагать варианты действий.

Деловая коммуникация: грамотное и доброжелательное общение с руководством, сотрудниками, клиентами и партнёрами.

Конфиденциальность: бережное отношение к внутренней информации компании.

Условия

Заработная плата: от 40 000 до 60 000 сомов по результатам собеседования.

Испытательный срок — 1 месяц.

Через 6 месяцев — пересмотр заработной платы, обязанностей и возможностей профессионального роста.

Работа в современном офисе в центре Бишкека.

Прямая работа с руководством компании.

Возможность профессионального развития и роста в инвестиционной отрасли.