Офис-менеджер / Специалист бэк-офиса продаж

Мы ищем человека, который возьмёт на себя весь офисный порядок и внутренний документооборот — официальные письма, коммерческие предложения, общие информационные ресурсы. Наши сотрудники демонстрируют в своей ежедневной работе предсказуемость, честность и заботу об общем большом деле – здоровье наших сограждан. Такое небезразличие мы рассчитываем видеть и в каждом новом сотруднике.

О компании

Мы — «Медицинское Партнёрство» — ведущий поставщик медицинского оборудования и расходных материалов в Нижнем Новгороде и соседних регионах. Наши клиенты — государственные больницы, НИИ и частные медицинские центры с потребностями в оборудовании по направлениям: хирургия, анестезиология и реанимация, акушерство, гинекология и неонатология. Наши решения — надёжное сопровождение полного цикла: подбор оборудования под задачи клиники, соблюдение всех норм законодательства (в т.ч. 44-ФЗ), ввод в эксплуатацию и гарантийная поддержка. У нас небольшая команда профессионалов (до 6 человек в офисе), и каждый на виду и на счету.

О роли

Сейчас весь объём офисной и «бумажной» работы по проектам лежит на одном бизнес-ассистенте — и он перегружен. Ваша задача — забрать часть этого объёма: офис как систему (документы, закупки, подрядчики) и операционную часть сопровождения продаж (формирование коммерческих предложений, официальных писем и работа в CRM). Прямого самостоятельного контакта с клиентами на старте не будет — это осознанно: сначала разберётесь в специфике, дальше обязанности могут пересматриваться.

Стартовый объём обязанностей — не финальный: по мере того как вы будете уверенно закрывать текущие задачи и пройдёте период адаптации, зона ответственности может расширяться — например, за счёт большей самостоятельности в сопровождении продаж или части клиентского взаимодействия.

Основные задачи

Офисное администрирование:

• Поддержание порядка и работоспособности офиса
• Бумажный и электронный документооборот: работа с корпоративной почтой, телефонией и корреспонденцией
• Взаимодействие с подрядчиками, арендодателем, курьерскими службами

Сопровождение продаж (техническая часть):

• Подготовка коммерческих предложений и документов деловой переписки
• Ведение и актуализация данных в CRM

Разовые поручения:

• Задачи от директора и руководителей направлений вне двух основных блоков

Ожидаемые результаты

• 1 месяц: вы разобрались в документообороте и текущих подрядчиках; офис функционирует без сбоев
• 3 месяца: самостоятельно ведёте вверенные процессы без ошибок и просрочек
• 6 месяцев: вы понимаете и озвучиваете области оптимизации в процессах документооборота; заинтересованы в расширении зоны ответственности
• 1 год: реальная перспектива роста в более широкую роль — по итогам обсуждаем, какие задачи (например, часть клиентского сопровождения) переходят к вам

Требования

Обязательно: уверенный MS Office; грамотная письменная речь; внимательность к деталям.

Будет плюсом: опыт работы в административной должности / офис-менеджменте / бэк-офисе продаж; опыт работы с договорами и первичной документацией; знакомство с 44-ФЗ/223-ФЗ; опыт в медицинской, технической или юридической сфере; опыт работы с любой CRM.

Условия

• График 5/2, фиксированные часы, 8-часовой рабочий день в офисе
• Заработная плата до 70 000 ₽ на руки, обсуждается по итогам собеседования
• Небольшая, но растущая команда: в этом году мы открываем новое продуктовое направление и расширяем административный блок — у вас будет возможность расти вместе с компанией, а не выполнять один и тот же список задач из года в год
• Реальная перспектива роста в более широкую роль в течение 6–12 месяцев по результатам работы

Почему стоит откликнуться

Если вы согласны, что большие дела и решения сложных задач начинаются с порядка: в команде, в офисе и, конечно же, собственного – вам будет легко и комфортно достигать очевидных успехов в нашей команде.

Процесс отбора

1. Отклик с коротким сопроводительным письмом
2. Короткий телефонный созвон (15–20 минут)
3. Личное собеседование с директором в офисе
4. Решение — в течение 3 рабочих дней после встречи

Отклик

Если задачи выше — то, чем вы хотите заниматься, откликайтесь и коротко расскажите о себе: какой у вас опыт с документами, деловой перепиской или CRM — даже небольшой. Ответим каждому, кто пройдёт первичный отбор.