Администратор офиса

Координатор административных процессов

ООО «ГЛАВГЕОПРОЕКТ»

Мы — инженерная компания, выполняющая инженерно-геологические, геодезические, экологические изыскания и лабораторные исследования для строительства. В связи с развитием компании ищем человека, который станет центром административной работы офиса.

Подчинение: Операционному директору.

⸻

Основные обязанности

Документооборот

* подготовка договоров по шаблонам;

* подготовка счетов, актов, УПД;

* сбор первичной бухгалтерской документации;

* проверка комплектности документов;

* передача документов бухгалтерии;

* контроль возврата подписанных документов;

* ведение архива.

⸻

Взаимодействие

* взаимодействие с бухгалтером;

* взаимодействие с юристом;

* взаимодействие с курьерскими службами;

* отправка и получение Почты России;

* организация доставки документов клиентам;

* контроль получения оригиналов.

⸻

Административная работа

* регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

* прием телефонных звонков;

* организация работы офиса;

* заказ канцелярии;

* контроль расходных материалов;

* организация подписания документов руководителями.

⸻

Помощь операционному директору

* выполнение административных поручений;

* подготовка писем;

* оформление официальных запросов;

* контроль исполнения поручений;

* ведение календаря административных задач.

⸻

Что мы ожидаем

* внимательность;

* любовь к порядку;

* ответственность;

* грамотную письменную речь;

* уверенное владение Word и Excel;

* способность работать с большим количеством документов;

* умение общаться с людьми.

⸻

Будет преимуществом

* опыт работы помощником руководителя;

* опыт работы офис-менеджером;

* опыт работы с первичной бухгалтерской документацией;

* опыт работы в строительной, инженерной или проектной организации.

⸻

KPI

* отсутствие потери документов;

* своевременная передача первичной документации бухгалтерии;

* своевременная отправка и получение документов;

* отсутствие просроченных административных задач;

* порядок в документообороте компании.

⸻

Мы предлагаем

* работу в стабильной инженерной компании;

* оформление по ТК РФ;

* современный офис;

* обучение;

* возможность карьерного роста до руководителя административного отдела или исполнительного ассистента генерального директора.