Помощник руководителя / офис менеджер (ИТ-компания)

Формат работы: офис
График: полный рабочий день, нормированный, гибрид (среда удаленный день)

О компании:
Мы — компания в ИТ-секторе, развивающая технологические продукты. Работаем в динамичной среде, где важны системность, ответственность и умение доводить задачи до результата.

Ключевые навыки

-Организаторские способности и умение работать в режиме многозадачности.

-Грамотная устная и письменная речь.

-Деловая коммуникация.

-Ответственность и внимательность к деталям.

-Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook, Google Docs).

-Умение быстро искать и анализировать информацию.

-Навыки работы с современными AI-инструментами (ChatGPT и аналогами) будут преимуществом.

Чем предстоит заниматься

1. Административная поддержка руководителя

-Выполнение организационных поручений руководителя.

-Подготовка презентаций, отчетов и различных материалов.

-Поиск информации

2. Офис-менеджмент

-Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, хозяйственные товары).

-Контроль остатков расходных материалов.

-Взаимодействие с поставщиками офисных услуг.

3. Документооборот

-Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

-Работа с первичной документацией (счета, акты, договоры).

-Сканирование, систематизация и архивирование документов.

-Передача документов в бухгалтерию и контроль их возврата.

-Подготовка документов по утвержденным шаблонам.

-Контроль подписания договоров и внутренних документов.

4. Взаимодействие с сотрудниками

-Помощь сотрудникам в решении организационных вопросов.

-Информирование коллектива о внутренних изменениях, приказах и корпоративных новостях.

-Координация процессов согласования отпусков, командировок и иных внутренних процедур.

-Контроль исполнения отдельных поручений руководителя и напоминание ответственным о сроках.

5. Маркетинг и мероприятия

-Подготовка новостей и публикаций для корпоративного сайта с использованием AI-инструментов (ChatGPT и др.).

-Размещение материалов на сайте и помощь в ведении корпоративных информационных ресурсов. ( есть специалисты кто обучит и расскажет как делать)

-Подготовка компании к участию в конференциях и выставках.

-Взаимодействие с организаторами мероприятий, подрядчиками и дизайнером.

-Подготовка рекламных материалов, и презентаций.

Мы ожидаем:

-Высшее образование.

-Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или офис-менеджером от 3 лет.

-Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и Google Workspace.

-Грамотную устную и письменную речь.

-Высокий уровень самоорганизации.

-Умение самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

-Желание развиваться и внедрять современные инструменты автоматизации.

-Опыт использования ChatGPT или других AI-инструментов будет преимуществом.

Что мы предлагаем:

-Интересные задачи без рутины.

-Возможность работать с современными AI-инструментами.

-Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя административного направления.

-Молодую команду и комфортный офис.