Руководитель службы делопроизводства

В рамках нового ДЗО Сбера мы в поиске Руководителя службы делопроизводства. Нужен специалист, который сможет организовать и вести единый контур документарного обеспечения компании: входящая и исходящая корреспонденция, деловая переписка, учет корпоративных и распорядительных документов, контроль маршрутов согласования, хранение, реестры и операционная поддержка регулярных процессов.

Обязанности

Администрирование полного цикла корпоративных документов

• Регистрация, маршрутизация и контроль: организация учета входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; ведение деловой переписки с контрагентами, ДЗО, банками и органами управления. Контроль сроков рассмотрения, исполнения поручений и возврата подписанных оригиналов.
• Подготовка и оформление: создание официальной корреспонденции, служебных записок, актов, распоряжений по шаблонам. Поддержка документооборота органов управления (протоколы, бюллетени) и функциональных блоков.
• Согласование и версионность: построение маршрутов внутреннего согласования, сбор виз и замечаний, контроль версий документов и финальных подписных редакций.
• Единые реестры компании: регулярная актуализация баз данных приказов, распоряжений, ЛНА, лицензий, доверенностей (включая машиночитаемые), ЭЦП, решений органов управления, договоров и существенной переписки. Учет входящих запросов и внутренних поручений.
• Хранение и архив: обеспечение систематизированного хранения бумажных и электронных документов в оперативном доступе и в архиве. Участие в настройке электронного документооборота (ЭДО).
• Документы ограниченного доступа (ДСП): защищенная регистрация, учет, хранение, передача и возврат документации. Контроль круга лиц с доступом к таким документам и взаимодействие со службами ИБ/режима для обеспечения безопасности каналов обмена данными.

Требования

• Опыт работы в делопроизводстве, канцелярии, документационном обеспечении или аппарате управления от 3 лет.
• Уверенное понимание правил регистрации, учета, хранения и движения документов.
• Опыт ведения реестров и контроля сроков исполнения.
• Грамотная письменная речь и умение вести официальную деловую переписку.
• Уверенное владение MS Office.
• Опыт работы с электронным документооборотом.
• Внимательность к реквизитам, датам, номерам, подписям, приложениям и версиям документов.
• Высокая аккуратность, исполнительность и способность работать с большим объемом документов.
• Понимание режима конфиденциальности и правил обращения с чувствительной информацией.
• Умение использовать нейросети в повседневной работе.
• Опыт участия в настройке документооборота “с нуля” будет преимуществом.

Условия

• Офисный формат работы, с 09:00 до 18:00, комфортный современный офис ул. Поклонная, 3.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Возможность напрямую влиять на архитектуру ключевых операционных процессов компании.
• Карьерный рост и развитие.