Руководитель документооборота маркетинга

Мы — лидеры ювелирного рынка, создающие тренды и управляющие эмоциями миллионов клиентов. Наш маркетинг — это сложный, живой организм, который одновременно запускает сотни кампаний, управляет бюджетами и взаимодействует с тысячами контрагентов. За кулисами этого мощного механизма стоит безупречный порядок.

Сейчас мы масштабируемся и выводим управление ресурсами на новый уровень. В Дирекции по маркетингу открыта вакансия Руководителя документооборота маркетинга. Это не просто «бухгалтерская» позиция. Это роль архитектора финансовой дисциплины и гаранта прозрачности всех маркетинговых процессов. Вы станете связующим звеном между креативными идеями и их финансовой реализацией, обеспечивая четкость и скорость движения денег и документов.

Это ключевая роль для системного и ответственного управленца, который умеет наводить порядок в хаосе и видит, как его работа напрямую влияет на эффективность всего маркетингового департамента. Ваша миссия: превратить документооборот из поддерживающей функции в управленческий инструмент, который ускоряет запуски, предотвращает риски и дает топ-менеджменту актуальную картину расходов в режиме реального времени.

Вам предстоит:

• Организация полного цикла документооборота: Построение и контроль всех процессов движения документов в дирекции маркетинга — от заявки на нового контрагента до закрывающих актов.

• Управление командой: Руководство малым, но важным подразделением (2 сотрудника), распределение задач, контроль сроков, обучение стандартам работы и качеству исполнения.

• Финансовый контроль и бюджетирование: Консолидация плановых и фактических расходов от всех отделов маркетинга, ведение и актуализация бюджетного файла. Подготовка детального анализа отклонений «план/факт» для руководства.

• Договорная работа: Полный цикл согласования договоров и доп. соглашений с юридической и финансовой службами, контроль внесения правок и своевременного подписания. Ведение реестра договоров.

• Операционное управление оплатами: Заведение заявок на оплату в 1С ERP, контроль своевременного прохождения платежей подрядчикам, работа с казначейством.

• Взаимодействие с контрагентами: Сбор, проверка и своевременная передача в бухгалтерию всех закрывающих документов (счета, акты, УПД), решение вопросов по расхождениям.

• Регламентация и оптимизация: Выявление «узких мест» в текущем процессе документооборота, сокращение сроков согласований, внедрение эффективных процедур взаимодействия между отделами (маркетинг, закупки, юристы, бухгалтерия).

• Экспертная поддержка: Консультирование сотрудников маркетинга (бренд-менеджеров, продюсеров, диджитал-команду) по вопросам бюджетирования, договоров и оплат. Выступать внутренним экспертом по финансовым процедурам.

• Отчётность и контроль: Подготовка регулярной отчетности по просроченным договорам, статусам оплат, закрывающим документам и актуальному бюджету. Контроль сроков действия договоров.

Нам важно найти сотрудника с опытом:

• Релевантный практический опыт: Опыт работы в сфере документооборота, делопроизводства или финансового контроля от 3 лет, желательно в крупных компаниях с большим количеством контрагентов. Опыт в ритейле или маркетинговых агентствах будет преимуществом.

• Лидерские качества: Опыт управления сотрудниками (от 1 года), умение ставить задачи и контролировать исполнение, навыки наставничества.

• Техническая экспертиза: Уверенное владение 1С ERP (знание модулей «Управление закупками» и «Бюджетирование» обязательно), опыт работы с СЭД (электронный документооборот). Супер-уровень владения Excel (сводные таблицы, ВПР, работа с большими массивами данных).

• Навыки и компетенции: Глубокое понимание процесса согласования договоров и проведения оплат в крупных компаниях. Умение работать с УПД, счетами-фактурами и актами.

• Личные качества: Безупречная внимательность к деталям, системное мышление и высокая ответственность. Вы должны быть проактивны в части контроля сроков и уметь отстаивать регламенты перед коллегами из креативных отделов.

Что мы предлагаем:

• Конкурентная заработная плата, отражающая вашу роль в управлении бюджетом и операционной эффективностью маркетинга;

• Официальное оформление по ТК РФ с полным социальным пакетом, ДМС после 6 месяцев работы;

• Работа в статусной компании-лидере премиального ювелирного сегмента с масштабными бюджетами и амбициозными задачами;

• Карьерный трек в центральном офисе Холдинга: ваша зона ответственности — ключевой процесс для всего департамента маркетинга;

• График работы: 5/2, гибридный формат или полная занятость в офисе (обсуждаемо). Офис в центре города, комфортные условия работы.

Ваш управленческий талант и системность — это фундамент нашего маркетинга. Присылайте резюме — давайте выстраивать финансовую дисциплину бренда вместе!