Персональный ассистент

1. Личные и бытовые задачи

* Ведение личного календаря: встречи, дела, напоминания, дедлайны.

* Организация поездок: билеты, отели, трансферы, визы, страховки, маршруты.

* Поиск и бронирование ресторанов, салонов, врачей, детских активностей, мероприятий.

* Контроль бытовых вопросов: доставки, покупки, заказы, возвраты, ремонт, клининг, химчистка.

* Составление списков покупок, поиск нужных товаров, сравнение цен и условий.

* Ведение семейных организационных задач: расписание ребенка, кружки, занятия, лагеря, врачи.

* Помощь с документами: сбор, сканирование, отправка, хранение в понятной структуре.

2. Рабочие административные задачи

* Ведение рабочего календаря и координация встреч.

* Напоминания по важным дедлайнам, платежам, документам, встречам.

* Подготовка коротких писем, сообщений, follow-up после встреч.

* Организация рабочих поездок, мероприятий, командировок.

* Координация с подрядчиками, партнерами, курьерами, банками, сервисами.

* Подготовка и систематизация документов: договоры, инвойсы, акты, письма, презентации.

* Контроль статусов задач: кто что должен сделать, к какому сроку, что зависло.

3. Финансы и документы

* Сбор и сортировка счетов, чеков, инвойсов, подтверждений оплат.

* Контроль оплат: что оплачено, что нужно оплатить, что просрочено.

* Подготовка базовых таблиц по расходам и доходам.

* Систематизация документов для бухгалтерии, банка, юристов, подрядчиков.

* Контроль подписания документов, хранение финальных версий.

* Помощь в подготовке пакетов документов для KYC, банков, Stripe, контрагентов.

4. Поиск информации и аналитика

* Быстрый поиск нужной информации: контакты, цены, условия, адреса, варианты.

* Сравнение предложений: отели, товары, услуги, подрядчики, мероприятия.

* Подготовка коротких сводок: что найдено, какие есть варианты, что лучше выбрать.

* Проверка актуальности информации на сайтах, в соцсетях, у поставщиков.

* Поиск мероприятий, брендов, магазинов, специалистов, школ, лагерей, врачей.

* Сбор контактов и первичная коммуникация.

5. Коммуникации

* Вежливая переписка с подрядчиками, сервисами, банками, отелями, арендодателями.

* Подготовка текстов писем на русском и английском.

* Уточнение статусов: доставка, оплата, документы, бронирование, возврат.

* Перевод коротких сообщений и документов с английского на русский и обратно.

* Умение писать аккуратно, официально, но без лишней воды.

* Фиксация договоренностей после звонков и переписок.

6. Организация поездок и досуга

* Подбор билетов, отелей, апартаментов, маршрутов.

* Поиск детских развлечений, музеев, мероприятий, концертов, выставок.

* Составление планов на день/выходные/поездку.

* Проверка условий: время работы, билеты, возрастные ограничения, погода, локация.

* Подготовка всей информации в удобном формате: ссылки, адреса, стоимость, комментарии.

7. Структура и порядок

* Наведение порядка в файлах: папки, названия документов, финальные версии.

* Ведение таблиц: задачи, документы, оплаты, контакты, покупки, поездки.

* Создание понятной системы хранения информации.

* Регулярное обновление статусов по задачам.

* Умение не просто выполнить поручение, а довести его до результата.

Навыки, которые важны:

* Очень высокая внимательность к деталям.

* Умение самостоятельно искать информацию и предлагать варианты.

* Быстрая реакция и спокойная коммуникация.

* Конфиденциальность.

* Грамотный русский, базовый или хороший английский.

* Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Gmail, Calendar, мессенджерами.

* Умение работать с таблицами, ссылками, файлами, сканами, PDF.

* Готовность работать с разными типами задач: от бытовых до рабочих и документальных.

Условия:

* График работы 5/2

* Характер работы гибридный - офис, удаленка, поездки

* Уровень дохода обсуждается индивидуально