Ассистент менеджера / Помощник руководителя (Office Manager)

Основные обязанности

• Административная и организационная поддержка руководителя и менеджмента компании.
• Выполнение поручений директора и ассистента директора в установленные сроки.
• Организация ежедневной работы офиса.
• Ведение календаря руководителя, планирование встреч, переговоров, совещаний, онлайн-конференций и командировок.
• Организация деловых поездок (бронирование авиабилетов, гостиниц, подготовка необходимых документов).
• Прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Подготовка официальных писем, договоров, служебных записок, отчетов, презентаций и другой деловой документации.
• Ведение деловой переписки с местными и иностранными партнерами.
• Прием и распределение телефонных звонков, своевременная передача информации руководителю и ответственным сотрудникам.
• Подготовка протоколов совещаний, контроль исполнения поручений руководства и информирование о ходе их выполнения.
• Сбор, обработка, анализ и систематизация информации по поручению руководства.
• Организация электронного и бумажного документооборота, хранение и архивирование документов.
• Обеспечение взаимодействия между подразделениями компании, государственными органами и внешними организациями.
• Подготовка материалов и справочной информации для совещаний, встреч и проектов.
• Контроль наличия канцелярских товаров и других материалов, необходимых для работы офиса.
• Работа с Microsoft Office, Google Workspace и современными цифровыми инструментами.
• Выполнение иных административных и организационных поручений руководства.

Требования к кандидату

• Высшее образование (желательно в области менеджмента, экономики, международных отношений, бизнеса, иностранных языков или смежных специальностей).
• Опыт работы не менее 3 лет в должности помощника руководителя, офис-менеджера, административного координатора или на аналогичной позиции.
• Опыт работы в международной компании, образовательной организации, иностранной компании или государственной структуре будет преимуществом.
• Свободное владение узбекским языком.
• Хорошее знание немецкого языка (желательно уровень B2–C1).
• Знание русского языка будет преимуществом.
• Знание английского языка приветствуется.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Опыт работы с Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Meet).
• Навыки использования современных AI-инструментов (ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini и др.) либо готовность быстро их освоить.
• Опыт подготовки официальной документации, отчетов, презентаций и деловой переписки.
• Умение работать с большим объемом информации и документов.
• Готовность к регулярным служебным командировкам по регионам Республики Узбекистан.

Профессиональные знания

Кандидат должен знать:

• основы делопроизводства и документооборота;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• порядок организации рабочего времени руководителя;
• современные офисные программы и цифровые инструменты;
• правила хранения, обработки и защиты конфиденциальной информации.

Личные качества

• Высокий уровень ответственности и надежности.
• Отличные организационные способности.
• Исполнительность и инициативность.
• Умение эффективно работать в режиме многозадачности.
• Внимательность к деталям.
• Аналитическое мышление и способность быстро находить решения.
• Высокая культура делового общения.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Стрессоустойчивость и умение соблюдать сроки.
• Коммуникабельность.
• Пунктуальность.
• Готовность к обучению и освоению новых технологий.
• Соблюдение конфиденциальности при работе с документами и служебной информацией.