Главный специалист (отдел канцелярии)

Балашиха, квартал Западная Промзона, шоссе Энтузиастов, 7

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Оперативное руководство и распределение обязанностей между делопроизводителями канцелярии, контроль правильности, полноты и своевременности исполнения поставленных задач
Обработка входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов, решений совещаний в системах автоматизации документооборота
Обработка исходящих документов для отправки почтовыми службами
Осуществление контроля и обеспечение исполнения поручений руководителей Общества
Организация документооборота и хранение документов в подразделениях по направлениям деятельности
Выполнение разовых поручений непосредственного руководителя вышестоящего руководства
Осуществление взаимодействия со всеми подразделениями Общества, в рамках ведения делопроизводства и документооборота, контроля исполнения документов, поручений и решений
Оказание методической помощи работникам Общества по вопросам организации делопроизводства в пределах своей компетенции
Соблюдение конфиденциальности сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья работников или затрагивающие их честь и достоинство.
Составление и оформление проектов писем, запросов, других документов по поручению руководства
Доведение до работников Общества указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
Контроль за соблюдением общего регламента документооборота Обществе, включая работу в автоматизированной информационной системе управления «1С: Документооборот»
Участие в совершенствовании процессов автоматизации документооборота Общества в системе «1С: Документооборот»
Обеспечение оформления и отправки поздравлений контрагентам за подписью руководителей
Осуществление регистрации, учета и хранения приказов и распоряжений по Обществу, обеспечивание их рассылки для ознакомления заинтересованных лиц посредством 1С
Разработка сводной номенклатуры дел Общества и контроль за формированием дел в структурных подразделениях
Обеспечение учета и сохранности документов Общества, подготовка
Оперативный поиск информации по документам, обеспечивать соответствующий режим доступа и использования информации, содержащейся в ней
Обеспечение выполнения работ исполнителями по направлениям деятельности подразделений, в рамках своей компетенции
Обеспечение процесса приема официальных делегаций, участие в организации корпоративных мероприятий
Обеспечение работников Общества необходимыми для их работы периодическими изданиями

Требования:

Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности 3 года либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет
Опыт работы секретарем/ личным помощником/ делопроизводителем
Знание 1С:Документооборот
Знание программ Microsoft Office

Условия:

Оформление по ТК РФ
Официальная заработная плата, стабильная выплата 2 раза в месяц
Оплата больничных и отпусков, включая ученический отпуск
Оплата медосмотров и профилактических осмотров
Возможность предоставления корпоративного жилья иногородним работникам
Бесплатные спортивные секции по футболу и волейболу;
График работы 5/2, ( 8:30 до 17:00;)
Возможность обучения и повышения квалификации / разряда по мере готовности работника
Возможность целевого обучения в высших и средних учебных заведениях;
Выплата премии "Приведи друга" за привлечение специалиста на наше предприятие
Столовая, компенсация питания
Корпоративные мероприятия
Материальная поддержка в разных жизненных ситуациях