Секретарь руководителя

Ростов-на-Дону, улица Доватора, 154/1к1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

ФУНКЦИИ: 1.Организационно-техническое обеспечение деятельности генерального директора.Ведение делопроизводства.
Обязанности :

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и соблюдением распоряжений, а также сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.
Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, архив документов, писем, информационных материалов и иных документов, участвует в разработке номенклатуры дел.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.
Осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений предприятия.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись генеральному директору, обеспечивает качественное их редактирование
Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний:
проводимых генеральным директором;
Совета директоров;
Общего собрания акционеров.
Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Заказ канцелярских товаров для офиса
Сканирование документов
Электронная почта (с проверкой подлинности адресов )

Требования:

нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;

Условия: