Помощник/Ассистент руководителя

Личный помощник собственника бизнеса

Ищем человека, который станет правой рукой.

Не секретаря. Не администратора.

Нужен человек, который способен снять максимум операционных задач, держать под контролем десятки процессов одновременно и думать на несколько шагов вперед.

Работа подойдет тому, кто получает удовольствие от высокого темпа, сложных задач и ответственности.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Управление временем

Полное ведение календаря

Планирование дня, недели, месяца

Расстановка приоритетов

Организация встреч

Подготовка материалов ко встречам

Контроль таймингов

Напоминания

Бизнес-поддержка

Контроль выполнения поручений

Постановка задач сотрудникам

Контроль дедлайнов

Подготовка отчетов

Поиск подрядчиков

Сравнение коммерческих предложений

Ведение базы контактов

Подготовка презентаций

Организация совещаний

Ведение протоколов совещаний

Контроль исполнения решений

Сбор информации

Анализ рынков

Анализ конкурентов

Поиск поставщиков

Поиск новых направлений бизнеса

Подготовка аналитики

Проверка информации

Финансовые задачи

Контроль и учет бизнес-расходов

Подготовка документов на оплату

Ведение бюджета

Работа с банками

Контроль поступлений

Контроль регулярных платежей

Документооборот

Проверка документов

Работа с юристами

Работа с нотариусами

Работа с доверенностями

Организация подписания документов

Архивирование и систематизирование документов

Коммуникации

Ведение деловой переписки

Общение с партнерами

Коммуникация с государственными органами

Работа с помощниками других руководителей

Организация международных звонков

Организация поездок

Покупка билетов

Бронирование отелей

Организация трансферов

Получение виз

Подготовка маршрутов

Организация частной авиации

Организация яхт

Организация мероприятий во время поездок

Личные поручения

Покупка подарков

Поиск врачей

Организация ремонта

Контроль строительства

Подбор персонала для дома

Работа с недвижимостью

Работа с командой

Подбор сотрудников

Проведение первичных интервью

Адаптация сотрудников

Контроль KPI

Контроль дисциплины

Подготовка внутренних документов

Digital

Работа с ChatGPT и AI

Создание презентаций

Работа с Google Workspace

Excel / Google Sheets

Trello

Автоматизация процессов

Медиа

Организация съемок

Работа с фотографами

Работа с дизайнерами

Работа с видеографами

Подготовка контента

Контроль подрядчиков

Конфиденциальные задачи

Работа с персональными данными

Высокий уровень конфиденциальности

Подписание NDA

Каким мы видим кандидата

Мы ищем человека, который:

думает быстрее, чем получает задачу;

умеет предугадывать потребности руководителя;

способен самостоятельно принимать решения;

не боится ответственности;

не ждет инструкций;

умеет доводить дела до конца;

любит порядок;

быстро учится;

сохраняет спокойствие под давлением;

умеет работать в режиме многозадачности;

обладает высоким эмоциональным интеллектом;

умеет общаться с людьми любого уровня — от курьера до министра.

ТРЕБОВАНИЯ

Высшее образование;

Опыт работы личным помощником, Executive Assistant или Chief of Staff от 3 лет;

Английский язык не ниже Upper-Intermediate (желательно C1);

Отличное владение Google Workspace, Microsoft Office;

Владение AI-инструментами (ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity и др.);

Высокая скорость печати;

Грамотная письменная и устная речь;

Умение искать информацию быстрее большинства людей;

Системное мышление;

Отличная память;

Безупречная репутация;

Готовность к ненормированному графику;

Возможность сопровождать руководителя в командировках;

Заграничный паспорт;

Наличие ноутбука и смартфона.

Личные качества

Абсолютная честность;

Максимальная ответственность:

Высокая организованность;

Проактивность;

Исполнительность;

Перфекционизм в разумных пределах;

Стрессоустойчивость;

Энергичность;

Любознательность;

Дисциплина;

Умение хранить тайны;

Высокий уровень культуры общения;

Доброжелательность;

Настойчивость;

Самостоятельность;

Аналитический склад ума;

Любовь к сложным задачам.

Будет большим преимуществом

Опыт работы с собственниками компаний;

Опыт сопровождения первых лиц;

Международный опыт;

Опыт управления проектами;

Знание делового этикета и дипломатического протокола;

Знание основ финансов, инвестиций и налогообложения;

Опыт взаимодействия с Family Office;

Опыт работы с VIP-клиентами;

Навыки кризисного управления.

Что мы ценим больше всего

Мы можем научить новым инструментам, но не сможем научить ответственности, скорости мышления и желанию быть незаменимым человеком. Если вы привыкли работать на опережение, любите сложные задачи и хотите стать человеком, которому доверяют самые важные решения — будем рады познакомиться.

ЭТАПЫ ОТБОРА

Анкета;

Онлайн-тест на логику, внимательность и скорость мышления;

Видеоинтервью;

Выполнение практического кейса (реальная бизнес-задача);

Финальное интервью с собственником;

Проверка рекомендаций и подписание NDA.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

•Работа непосредственно с собственником бизнеса.

•Очный формат работы. Постоянное личное присутствие рядом с руководителем.

•Рабочий день — по договоренности, в зависимости от задач и графика собственника.

•График работы — гибкий, по договоренности. Возможны ранние выезды, вечерние встречи и работа в выходные дни при необходимости.

•Необходимо быть на связи и готовым оперативно включаться в решение срочных вопросов.

•Возможны командировки по России и за рубеж (при необходимости).

•Заработная плата обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от опыта и компетенций кандидата.

•Испытательный срок — по договоренности.

•Оформление — по договоренности.

•Возможность профессионального и карьерного роста до руководителя проектов или руководителя аппарата собственника.

•Работа в динамичной среде с интересными бизнес- и социальными проектами.

•Доступ к уникальному опыту, участие в переговорах, деловых встречах и значимых мероприятиях.

•Лояльное руководство, высокая степень доверия и возможность влиять на развитие проектов.

Если вы дочитали описание до конца, то начните свое сопроводительное письмо с главной причины, почему мы должны выбрать именно вас. Мы ищем человека, который станет настоящей правой рукой собственника: организованного, инициативного, умеющего думать на несколько шагов вперед и находить решения даже в нестандартных ситуациях.