Секретарь приемной руководителя

Обязанности:
1. Полный цикл делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль прохождения документов, оформление исходящих писем.
2. Архивная работа: формирование дел в соответствии с номенклатурой, систематизация, хранение и подготовка документов к сдаче в архив.
3. Разработка и актуализация локальных нормативных актов по направлению делопроизводства и архивного дела (инструкция по делопроизводству, положение о порядке хранения документов и др.).
4. Подготовка, согласование и ведение номенклатуры дел организации (структура, индексация, сроки хранения, формирование и оформление дел).
5. Обеспечение соблюдения требований законодательства при разработке локальных актов и формировании номенклатуры.
6. Отправка почтовых отправлений (письма, заказная корреспонденция).
7. Ведение и оформление протоколов рабочих совещаний, заседаний, планерок.
8. Прием, распределение и контроль телефонных звонков, работа с электронной почтой (фильтрация, маршрутизация, ответы на типовые запросы).
9. Контроль сроков исполнения поручений руководителя, напоминание ответственным лицам.
10. Выполнение отдельных поручений руководителя организации (подготовка справок, копирование, сканирование, брошюровка).
11. Обеспечение жизнедеятельности приемной: работа с оргтехникой, заказ канцтоваров, встреча посетителей.

Требования:
1. Грамотная устная и письменная речь (русский язык).
2. Знание систем: СМДО, 1С: Документооборот, Битрикс24 – обязательно.
3. Знание законодательства в области делопроизводства и архивного дела.
4. Опыт работы на аналогичной должности (секретарь-делопроизводитель, секретарь приемной, специалист по документационному обеспечению) от 2 лет.
5. Опыт разработки номенклатуры дел и локальных актов (инструкций, регламентов, положений).
6. Внимательность, многозадачность, исполнительность, стрессоустойчивость.
7. Уверенное владение ПК: Word, Excel, Outlook, офисная оргтехника.

Условия:
1. Стабильная заработная плата 2 раза в месяц на банковскую карту.
2. Доставка служебным транспортом от станции метро «Каменная Горка».
3. Социальный пакет согласно коллективному договору: материальная помощь к важным датам (День защитника Отечества, Международный женский день, День Победы и другие праздники), возможны иные выплаты по заявлению сотрудника.
4. Полное соблюдение ТК РБ, оплачиваемый отпуск, больничные.
5. Комфортный офис, дружный коллектив.
6. Возможность профессионального развития в крупной логистической компании.