Помощник руководителя / личный ассистент

Мы - архитектурная компания "Град М" создаем здания, которые модернизируют городской ландшафт и представление о норме.
Работа у нас – это всегда динамика, многозадачность и возможность влиять на результаты.
Нам нужен человек, который станет надежным тылом нашему руководителю, будет заниматься административными задачи и поддерживать порядок в документах.

• Работу в архитектурной компании в комфортабельном офисе в центре города (5 минут от ЖД вокзала);
• Парковочное место;
• Современное техническое оснащение офиса;
• График работы 5/2 (с 09:00 до 18:00, выходные – суббота, воскресенье);
• Возможность влиять на процессы и расти в рамках компании (до заместителя директора и операционного директора);
• Внимание и уважение личного времени и жизни каждого сотрудника;
• Размер заработной платы оговаривается на собеседовании и напрямую зависит от Вашего опыта.

• Оперативная и своевременная административная, информационная, организационная поддержка руководителя (получение справок и выписок, передача информации, сканирование, поиск, анализ информации и пр.);
• Фиксация в оперативном режиме и контроль всех поставленных задач бизнесу;
• Доведение до работников компании распоряжений руководителя;
• Координация рабочего графика руководителя;
• Помощь в подборе персонала: размещение вакансий и работа с сайтами о поиске сотрудников, ответы на отклики в почту, уточнение информации у кандидатов, назначение собеседований с руководителями;
• Помощь в заключении договоров;
• Взаимодействие с бухгалтерией: сбор первичной бухгалтерской документации, контроль оплаты счетов (договоры, аренда офиса, IT- обслуживание, курьерские услуги и т.д.), сбор необходимого пакета документов на трудоустройство;
• Ведение делопроизводства и документооборота (бумажный и электронный): входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы, регистрация, сканирование, проверка корреспонденции, учет и архивирование договоров, счетов, накладных, актов выполненных работ;
• Работа с входящими телефонными звонками: фильтрация, передача информации, сопровождение коммуникации;
• Своевременное информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности компании;
• Отслеживание корректности документооборота проектной группы;
• Организация встреч, переговоров, видеоконференций с партнерами компании;
• Протоколирование: фиксация ключевых решений и договоренностей в ходе переговоров, ведение протоколов с рассылкой по исполнителям;
• Ведение отчетности и учет рабочего времени сотрудников;
• Организация функционального рабочего пространства (заказ воды, канцелярии, заправки картриджей, полив цветов);
• Взаимодействие с обслуживающими организациями (курьерские и почтовые службы);

Наш будущий коллега:

• Высшее образование;
• Опыт работы административной- хозяйственной поддержки коллектива и руководителя, знает основы делопроизводства, архивного дела и документооборота;
• Организаторские способности, пунктуальность, умение быстро схватывать суть вопроса и самостоятельно выставлять приоритеты в режиме многозадачности;
• Внимательность к деталям, умение быть настойчивым и доводить задачи до результата;
• Опрятный внешний вид;
• Умение вести переговоры и соблюдать конфиденциальность;
• Высокие коммуникативные навыки, доброжелательность к людям (внешние партнеры и внутренняя команда);
• Грамотность устной и письменной речи, деловой этикет;
• Уверенный пользователь ПК, оргтехники, офисного софта (Битрикс24, Word, Excel, Power Point, почтовые клиенты) с высоким уровнем компьютерной грамотности;

Если Вы не боитесь получать новый опыт, расти и развиваться в архитектурной компании – добро пожаловать в нашу команду единомышленников!

Будем рады отклику!