Делопроизводитель / специалист по документообороту

Апарт-отель «Россиянка» ищет в свою команду делопроизводителя / специалиста по документообороту с собственниками.

Мы ищем внимательного и организованного делопроизводителя, который будет вести документооборот, связанный с собственниками объектов/апартаментов, контролировать наличие и порядок документов, вести реестры и помогать менеджеру по собственникам по документальной части.

Обязанности

• Ведение и контроль документооборота, связанного с работой с собственниками объектов/апартаментов.
• Оформление, регистрация и систематизация договоров, дополнительных соглашений, заявлений, уведомлений, актов и иной документации.
• Подготовка типовых документов для подписания собственниками.
• Контроль наличия подписанных документов и своевременное напоминание ответственным сотрудникам о недостающих документах.
• Организация и контроль ответственного хранения оригиналов документов.
• Ведение реестров собственников, договоров, заявлений, актов, обращений и другой внутренней отчетности.
• Сканирование, копирование и архивирование документов, поддержание порядка в бумажном и электронном архиве.
• Взаимодействие с менеджером по собственникам по вопросам документов, статусов подписания, передачи информации и подготовки необходимых файлов.
• Прием и первичная обработка обращений/заявлений от собственников, передача информации ответственным специалистам.
• Подготовка писем, уведомлений, ответов и служебных записок по шаблонам.
• Контроль сроков исполнения поручений по документам.
• Работа с таблицами, базами данных, внутренними папками и электронным документооборотом.
• Выполнение поручений руководителя в рамках делопроизводства и административной поддержки.

Требования

• Внимательность, аккуратность, ответственность.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение ПК: Word, Excel, электронная почта, работа с файлами и таблицами.
• Умение работать с большим объемом документов и поддерживать порядок в документации.
• Способность соблюдать сроки и контролировать выполнение поручений по документам.
• Опыт работы делопроизводителем, офис-менеджером, секретарем, администратором или специалистом по документообороту будет преимуществом.
• Готовность корректно взаимодействовать с собственниками и внутренними отделами в рамках документооборота.

Условия

• Заработная плата: 45 000 ₽ на руки на период испытательного срока.
• После успешного прохождения испытательного срока 3 месяца — 55 000 ₽ на руки.
• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2.
• Стабильная работа в компании.
• Своевременная выплата заработной платы.
• Комфортное рабочее место.
• Обучение внутренним процессам и шаблонам документов.
• Работа в команде с менеджером по собственникам, бухгалтерией и административным отделом.

Важно

Должность предполагает именно работу с документами и учетной информацией. Активные продажи или самостоятельное урегулирование спорных вопросов с собственниками не являются основной задачей делопроизводителя.

Кого мы ищем

Нам нужен внимательный и стрессоустойчивый сотрудник, который любит порядок в документах, умеет работать в режиме многозадачности, хорошо справляется с таблицами, не теряет важные бумаги и может корректно взаимодействовать с людьми по рабочим вопросам.