Специалист по закупкам, поставкам и операционным задачам

Компания: производственная компания в сфере домашнего текстиля

Направления: сопровождение поставок (в т.ч. импорт/экспорт), закупки, Bitrix24, документооборот, производственные задачи, ИИ-инструменты

Заработная плата: от 70 000 ₽

Кого мы ищем

Мы ищем системного и внимательного человека, который будет держать под контролем операционные задачи компании.

Это не секретарская позиция и не работа “просто выполнить отдельное поручение”. Важно уметь взять задачу, разобраться в ней, собрать информацию, уточнить детали, завести задачу в Bitrix24, проконтролировать исполнителей и довести вопрос до результата.

Нам нужен человек, который не теряет задачи, умеет работать с документами, спокойно переключается между разными вопросами и по рабочим ситуациям старается подготовить варианты решения, а не просто передать проблему руководителю.

Чем предстоит заниматься

1. Сопровождением поставок (импорт и экспорт).

• сопровождать импортные и экспортные поставки;
• собирать и структурировать документы по сделкам: инвойсы, упаковочные листы, спецификации, сертификаты и другие документы;
• взаимодействовать с поставщиками, логистами, брокерами и бухгалтерией;
• готовить документы для брокера и банка;
• контролировать сроки получения документов, оплат, отгрузок и доставок;
• вести реестр поставок и статусов.

Важно: самостоятельно оформлять таможенные декларации не требуется. Для этого есть брокер.

2. Закупки и обеспечение производства

• принимать заявки от производства, склада, технолога, механиков;
• запрашивать счета и коммерческие предложения;
• собирать 2–3 варианта решения по нестандартным закупкам;
• проверять изменение цен у постоянных поставщиков;
• передавать счета на оплату после согласования;
• контролировать сроки поставки;
• контролировать получение материалов, запчастей, расходников, упаковки, риббонов, этикеток и других позиций.

3. Контроль задач и Bitrix24

• заводить задачи в Bitrix24;
• назначать ответственных и сроки;
• контролировать выполнение задач;
• напоминать ответственным о сроках;
• фиксировать статусы;
• поднимать просроченные задачи руководителю;
• готовить короткую сводку по текущим задачам.

Ожидаемый результат: у каждой задачи есть ответственный, срок и понятный статус.

4. GS1, штрихкоды и учетные задачи

• заводить и контролировать штрихкоды в GS1;
• согласовывать наименования и данные по продукции;
• передавать информацию ответственным сотрудникам для внесения в 1С и другие системы;
• контролировать, чтобы данные были заведены корректно и без потерь.

5. Административные и технические задачи

• помогать с организацией рабочих мест;
• при необходимости самостоятельно разобраться с простой настройкой принтера, драйвера, сканера или вызвать подрядчика;
• контролировать, чтобы задача была доведена до результата, а не просто “передана кому-то”.

Важно: это не должность системного администратора. Глубокие IT-задачи решаются через специалистов. Но нужно не бояться техники и уметь разбираться в простых вопросах.

6. Работа с ИИ-инструментами

Мы используем ИИ-инструменты как дополнительный рабочий инструмент для ускорения рутинных задач: подготовки черновиков, структурирования информации, поиска вариантов, составления таблиц и чек-листов.

ИИ может использоваться для:

• подготовки черновиков писем поставщикам, брокерам и логистам;
• перевода и редактирования текстов;
• составления таблиц, чек-листов и инструкций;
• структурирования информации;
• подготовки сравнений по поставщикам, материалам и ценам;
• анализа документов и переписок;
• составления кратких выжимок;
• подготовки шаблонов задач, писем, заявок и регламентов.

Важно: ИИ не заменяет самостоятельное мышление, внимательность и ответственность за результат. Сотрудник должен уметь самостоятельно понять задачу, проверить факты и цифры, написать понятное письмо или подготовить документ без использования ИИ, если это необходимо.

Мы ожидаем, что ИИ будет помогать работать быстрее и качественнее, а не использоваться вместо понимания сути задачи.

Что важно в работе

Нам нужен человек, который:

• не теряет задачи;
• умеет доводить дело до конца;
• не ждет постоянных напоминаний;
• умеет задавать уточняющие вопросы;
• по рабочим вопросам старается подготовить 1–3 возможных варианта решения, а не просто передать проблему руководителю;
• аккуратно работает с документами;
• быстро учится;
• спокойно относится к разным задачам в течение дня;
• умеет переключаться между ВЭД, закупками, Bitrix24, документами и производственными вопросами;
• умеет использовать ИИ-инструменты как помощника в работе, сохраняя самостоятельность, критическое мышление и ответственность за итоговый результат.

Что не входит в должность

• самостоятельные переговоры по ключевым ценам и условиям сделок;
• выбор стратегических поставщиков;
• оформление таможенных деклараций вместо брокера;
• обязанности системного администратора;
• программирование;
• самостоятельное принятие финансовых решений без согласования.

Требования

Обязательно:

• уверенный пользователь ПК;
• Excel / Google Таблицы;
• грамотная письменная речь;
• внимательность к документам и цифрам;
• умение вести несколько задач одновременно;
• ответственность за результат;
• готовность работать с Bitrix24;
• способность самостоятельно искать информацию;
• умение использовать ИИ-инструменты как рабочий помощник, а не замену самостоятельной работе.

Желательно:

• опыт работы в производственной компании;
• опыт в закупках, логистике, ВЭД;
• опыт работы с 1С;
• понимание импортных/экспортных поставок;
• опыт взаимодействия с поставщиками, логистами, брокерами;
• опыт работы с нейросетями / ИИ-инструментами.

Как будет выглядеть хороший результат работы

После периода адаптации мы хотим видеть, что:

• Поставки (импорт и экспорт) находятся под контролем;
• документы по поставкам разложены и доступны;
• задачи заведены в Bitrix24;
• у каждой задачи есть ответственный, срок и статус;
• срочные закупки и заявки от производства не теряются;
• руководитель получает подготовленные варианты решений.

Кому подойдет эта работа

Эта вакансия подойдет человеку, который любит порядок, документы, контроль задач и понятные процессы.

Подойдет тем, кто раньше работал:

• помощником руководителя;
• координатором проектов;
• специалистом по документообороту;
• координатором закупок;
• офис-менеджером в производственной компании или торговых компаниях;
• администратором проектов;
• менеджером по сопровождению процессов.

Условия

• Работа в стабильной производственной компании.
• Офисный формат.
• Полный рабочий день, график 5/2
• Комплексный обед.
• Парковка.
• Скидки на продукцию, подарки.