Помощник / бизнес ассистент генерального директора

Задачи:

- Организация работы приемной

- Ведение документооборота

- Административная поддержка руководителя.

- Хоз.обеспечение офиса

- Контроль выполнения рабочих задач в отделах.

- Организация личных дел руководителя.

- Поддержка и развитие SMM-направления.

- Работа с подрядчиками по SMM.

Требования к соискателю:

Профессиональные навыки:

1. Работа с программами - Google документы, таблицы, word, point, Al - chat gpt, deep seek, составление майнд-карт, ведение заметок, Google диск, Google и Apple – календарь.

2. Приём задачи по Смарт.

3. Знание делового этикета и правил деловой переписки, грамотная речь.

Личные качества:

1. Стрессоустойчивость.

2. Многозадачность и оперативность.

3. Ответственность.

Функции:

Административная поддержка:

- Планирование и организация рабочего дня руководителя, включая встречи, совещания, поездки.

- Ведение деловой переписки, прием и отправка корреспонденции.

- Подготовка документов, отчетов, презентаций по поручению руководителя.

- Организация телефонных звонков и видеозвонков.

- Заказ билетов, бронирование гостиниц, организация трансферов.

- Забота о руководителе - организация приемов пищи, перерывов руководителя.

- Ведение протоколов совещаний и других мероприятий.

- Контроль исполнения поручений руководителя.

Работа с подрядчиками по SMM:

- Поиск и выбор подрядчиков по SMM (например, агентства, фрилансеры).

- Подготовка технических заданий для подрядчиков.

- Контроль выполнения работ подрядчиками.

- Оценка эффективности работы подрядчиков.

- Ведение переговоров с подрядчиками по условиям сотрудничества.

- Сопровождение руководителя на мероприятиях, фото и видео съемка.

Ответственность:

Ассистент несет ответственность за:

- Своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

- Сохранность документов и конфиденциальность информации.

- Эффективность SMM-кампаний.

- Результаты работы с подрядчиками по SMM.

- Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярии, воды)

- Документооборот, в том числе электронный (помощь с первичной документацией).

- Организация работы приемной.

- Взаимодействие с курьерскими службами, корреспонденция и телефонные звонки.

- Отправка корреспонденции

- Контроль исправности техники в офисе (принтеры, кофемашина, итд), при необходимости вызов мастера ремонтной службы\

Условия:

- Стабильная работа в крупной компании: Офис в центре города, график 5/2 с 9:00 до 18:00, комплексные обеды.

- Достойная заработная плата: Оклад от 60 000 руб + премии по результатам работы. Окончательная мотивация обсуждается на собеседовании

- Возможности для профессионального роста: Мы ценим инициативу и готовы инвестировать в развитие наших сотрудников. Возможность роста до руководителя подразделения.

- Дружный коллектив: У нас команда профессионалов, объединенных общей целью. Адекватное, умеющее слушать и слышать руководство, которое всегда открыто к диалогу.

Если Вы последовательны и структурны, умеете искать и находить нужную вам информацию, анализировать различные варианты и выбирать оптимальный, превращать мысли и идеи в материальные объекты, вам нравится порядок в делах (когда все на своем месте и согласно расписанию) и вы умеете это организовать, мы приглашаем вас стать частью нашей команды в качестве правой руки руководителя.