Офис-менеджер

Новосибирск, Советская улица, 75

Метро: Красный проспект

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация работы офиса:
Обеспечение жизнедеятельности офиса (техническое, хозяйственное, продовольственное обеспечение).
Взаимодействие с постоянными контрагентами.
Контроль чистоты, порядка и уюта в офисе. Организация работы внешнего клининга.
Взаимодействие со специалистами и администрацией БЦ, где находится офис.
Контроль состояния оргтехники, коммуникаций, организация ремонта и технического обслуживания оборудования.
Документооборот и делопроизводство:
Регистрация, учёт, хранение входящей и исходящей корреспонденции, архивирование документов.
Оформление счетов, договоров, доверенностей, писем, коммерческих предложений и иных документов.
Приём и перенаправление входящих звонков коллегам.
Информационное обеспечение работы коллег, приём и передача корреспонденции. Копировальные и множительные работы.
Управление ресурсами и учёт:
Обеспечение канцтоварами, продуктами, расходными материалами, ТМЦ, их приём, учёт, передача, хранение.
Учёт выдачи/возврата ТМЦ. Проведение инвентаризации.
Контроль работы корпоративных кабинетов.
Взаимодействие с курьерскими службами и почтой РФ (прием, отправка корреспонденции и посылок).
Организация встреч и командировок: заказ билетов, бронирование жилья и деловых помещений.
Мероприятия и коммуникации:
Участие в подготовке совещаний, корпоративных мероприятий.
Помощь в организации мероприятий и поздравлений партнёров.
Ведение календаря дней рождения сотрудников и контрагентов.
Выполнение служебных поручений директора.
Консультации по установленным вопросам.
Личные и деловые качества:
Проактивность, умение расставлять приоритеты, инициативность, ответственность.
Умение работать с информацией, предлагать решения, превращать проблемы в рабочие задачи.
Вежливость, пунктуальность, чистоплотность, внимательность к деталям.
Самодисциплина, надёжность.
Коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость, умение работать в команде.
Готовность быстро обучаться, умение и желание задавать вопросы.
Умение помогать и просить о помощи.

Требования:

Опыт работы на схожей позиции – от 1 года.
Грамотная устная и письменная речь.
Навыки обработки информации (поиск/сбор, анализ, систематизация, представление), работы с документами и делового общения (устно/письменно).
Владение базовыми офисными программами (Word, Excel), умение работать с офисной техникой.

Условия: