Специалист по документообороту в договорной отдел

Мы Placebo/25 — российская инвестиционная компания, которая создает и развивает проекты в России, Индонезии и Китае. Мы строим атмосферные здания, производим мебель, обеспечиваем 5-звездочный сервис и проводим мероприятия для компаний из списка Fortune-500.

Мы в поиске Специалиста по документообороту в договорной отдел.

Чем предстоит заниматься:

• Заведение карточек новых контрагентов в 1С:ERP / УПП / КА (реквизиты, банковские счета, контакты, прикрепление сканов уставных документов);
• Проверка полноты и корректности предоставленных данных (реквизиты, сканы документов, условия сделки);
• Оперативное реагирование на запросы, уточнение недостающей информации;
• Регистрация договоров, спецификаций, дополнительных соглашений в системе с привязкой к контрагенту;
• Внесение этапов оплат, графиков платежей и иных условий сделки согласно представленным данным;
• Согласование с ассистентами ОП корректности вводимых данных по договорам и контрагентам;
• Контроль сдачи оригиналов договоров с покупателями – отслеживание, чтобы ассистенты и менеджеры своевременно передавали подписанные со стороны покупателя оригиналы, ведение реестра полученных оригиналов, регулярные напоминания и эскалация при задержках;
• Перенос архивных документов за предыдущие годы в электронный архив 1С:Документооборот (техническая задача, по мере необходимости).

Что мы хотим видеть в будущем коллеге:

• Образование: среднее профессиональное / высшее (экономическое, юридическое, бухгалтерское – приветствуется);
• Опыт работы от 6 месяцев в 1С:ERP, 1С:УПП или 1С:КА с договорным блоком:
  • заведение контрагентов,
  • регистрация договоров и спецификаций,
  • внесение этапов оплат и графиков платежей;
• Знание структуры договоров, спецификаций и дополнительных соглашений (реквизиты, существенные условия, порядок подписания);
• Уверенное владение Excel (сводные, ВПР) и Word – для ведения реестров и шаблонов;
• Опыт работы с электронной почтой как основным каналом получения заявок – умение быстро обрабатывать входящий поток, структурировать информацию;
• Навык взаимодействия с ассистентами и менеджерами – вежливость, чёткость, умение добиваться своевременной сдачи оригиналов без конфликтов;
• Внимательность к деталям (ошибки в реквизитах, суммах и сроках недопустимы);
• Многозадачность, соблюдение дедлайнов, ответственность, грамотная речь, стрессоустойчивость;

Будет преимуществом:

• Опыт работы в Диадок / СЭД;
• Знание основ налогового и гражданского законодательства.