Помощник/ассистент руководителя

АССИСТЕНТ‑ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

Компания: Евразийская СЕЙСМО Ассоциация (ЕАСА)

Вакансия: сотрудник Отдела координации и развития

Местоположение: г. Москва, проспект Вернадского 29

Общие требования (согласно ЕСКД): Специалист / ведущий специалист / главный специалист

Тип занятости: полная

График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00

Формат работы: в офисе

Соответствие должности согласно ЕСКД: в офисе

Условия:

- испытательный срок - 3 месяца;

- заработная плата (базовая ставка) – по результатам собеседования от 70 000 руб., возможны надбавки от 10 до 30%, в зависимости от компетенций (знания и умения), в рамках описанных выше требований по вакансии для кандидата.

- принципы роста зарплаты - бонусы (надбавки, премии) - от 30% и более в зависимости от выполнения общего плана.

карьерный рост (перспективы) – руководитель сектора (направления) / отдела / администрации.

О компании

Евразийская СЕЙСМО Ассоциация – международная организация в сфере комплексной градостроительной (строительной) деятельности, для устойчивого развития территорий и объектов, снижения рисков бедствий (последствий землетрясений, иных катастроф природного, природно-техногенного и техногенного характера).

Как общественное профессиональное объединение создано и действует с 1995 году; статусе научно-экспертного учреждения - с 2016 года (10 лет на рынке услуг).

Область (предмет) деятельности: научные, прикладные, экспериментальные исследования; техническое регулирование, стандартизация и сертификация; инжиниринговые услуги и консалтинг; экспертная и экспертно-аналитическая деятельность; международное сотрудничество; организация и проведения конференций и семинаров.

Виды выполняемых работ (услуг): научно-техническое и экспертное сопровождение проектов (НТС); изыскания, проектирование, обследования; расчеты, испытания, моделирование, оценка рисков; разработка ГОСТ, СТО, СТУ, ТУ, РПСО; строительная экспертиза, контроль и сопровождение строительства; разработка и внедрение новых конструкций и технологий;

Источники финансирования: госконтракты (ФЗ-44); контракты с постоянными партнерами – заказчиками, по рекомендациям; взносы от партнеров (долевое участие) в рамках реализации целевых проектов (разработок), конгрессно-семинарная, инжиниринговая и консалтинговая деятельность.

Ищем ответственного специалиста, способного / имеющего навыки работы под руководством, для выполнения функций документоведа ‑ помощника руководителя, для организации взаимодействия руководителя с подразделениями и персоналом Ассоциации, координации при реализации различных проектов, в рамках планируемых к заключению, заключаемых и подписанных договоров, выстроить безупречный документооборот в динамичной научно-экспертной и деловой среде.

Чем предстоит заниматься:

1. Организация документооборота в научно‑проектной среде:

- приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (в т. ч. писем, научно‑технических отчётов, ТЗ, спецификаций);

- подготовка и отправка исходящих документов (служебных записок, писем, согласований);

- ведение журналов учёта входящей/исходящей документации и договорных документов;

- обеспечение и контроль соблюдения сроков исполнения поручений, задач, проектов.

2. Обеспечение эффективной деятельности (поддержка) руководителя:

- планирование рабочего графика (совещания, защиты проектов, встречи с заказчиками);

- организация рабочих встреч и научных семинаров (бронирование помещений, подготовка материалов, рассылка приглашений);

- координация взаимодействия между лабораториями, проектными группами и внешними партнёрами;

- информирование руководителя о статусе проектов и сроках отчётности.

3. Работа с научно‑технической, проектной, иной технической документацией:

- оформление приказов, распоряжений, актов испытаний, протоколов совещаний;

- учёт и регистрация научно-технических отчётов, экспертных заключений, актов испытаний, чертежей, спецификаций, ТЗ;

- проверка комплектности документации для подачи на экспертизу (в т. ч. государственную);

- формирование комплектов документов для передачи заказчикам, подрядчикам, контролирующим органам.

- формирование отчётности по документообороту и исполнению проектов.

4. Взаимодействие с внешними участниками:

- обмен документами, обеспечение сохранности и конфиденциальности данных (в т. ч. результатов исследований);

- обеспечение / сопровождение договорного документооборота (согласование, регистрация, учёт договоров, контрактов на проектирование);

- участие в подготовке презентационных и отчётных материалов для широкого круга лиц.

5. Автоматизация и цифровизация процессов:

- работа с системами электронного документооборота;

- внедрение и поддержка электронных архивов научно‑технической документации;

- оптимизация процессов делопроизводства с учётом специфики НИОКР.

Что мы ждём от кандидата

Обязательные требования:

- высшее или среднее специальное образование (документоведение, делопроизводство, архивное дело) или наличие технического образования с опытом переподготовкой и/или практикой работы по предмету вакансии (приветствуется);

- опыт работы документоведом, делопроизводителем или помощником руководителя от 2 лет, желательно в научно‑исследовательских, проектных, конструкторских, экспертных и внедренческих организациях;

- знание нормативно‑правовой базы делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ФЗ «Об архивном деле в РФ», правила оформления научно‑технической документации);

- уверенное владение офисными программами (MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint) и системами ЭДО;

- грамотная устная и письменная речь, высокая внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами;

- организованность, ответственность, умение расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности.

Будет плюсом:

- целеустремленность, проявление энтузиазма, умение и желание работать в коллективе;

- опыт работы с научно‑технической документацией (отчёты НИР/ОКР, чертежи, спецификации, ТЗ, акты испытаний);

- понимание специфики делопроизводства в по направлениям деятельности работодателя.

Мы предлагаем:

- официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня;

- стабильную заработную плату и дополнительное вознаграждение по результатам работы;

- содействие компании в профессиональном развитии (курсы по делопроизводству, ЭДО, проектному управлению), участие в профильных семинарах и конференциях;

- работу в стабильной организации с репутацией надёжного работодателя и участием в интересных проектах;

- современный офис, с нормальными условиями для работы и отдыха, оборудованное рабочее место;

- возможность влиять на оптимизацию бизнес‑процессов и внедрение цифровых решений;

- дружный коллектив единомышленников и поддержку на этапе адаптации.

Как откликнуться

Рассматриваются кандидаты по предварительно представленным резюме с контактными данными (рекомендации от предыдущих работодателей приветствуются).

В резюме кроме общепринятых данных желательно отразить:

- почему вас заинтересовала эта вакансия;

- какой у вас имеется опыт работы с научно‑технической или проектной документацией;

- какие ваши сильные стороны помогут успешно выполнять задачи в динамичной научной среде;

- укажите желаемую заработную плату.

Мы рассмотрим все заявки и свяжемся с подходящими кандидатами в течение 10 рабочих дней для приглашения на собеседование.