Помощник руководителя / офис менеджер

ООО «АльфаБухгалтерия» более 20 лет сопровождает бизнес в сфере бухгалтерского и налогового учета.

Сегодня нам доверяют более 150 компаний, а команда продолжает расти.

В связи с развитием компании мы ищем помощника руководителя — человека, который любит порядок, умеет держать под контролем множество задач одновременно и готов стать надежной правой рукой руководителя.

Что будет вашей зоной ответственности

Организация работы руководителя

• Ведение рабочего и личного календаря руководителя

• Планирование встреч, совещаний и мероприятий

• Контроль сроков выполнения поручений

• Подготовка документов, презентаций, отчетов и аналитических материалов

• Организация командировок и деловых поездок

• Выполнение рабочих и личных поручений руководителя

• Подготовка протоколов встреч и контроль исполнения решений

Административная поддержка офиса

• Контроль входящей и исходящей корреспонденции

• Работа с почтой, документами и внутренними реестрами компании

• Организация работы подрядчиков (связь, интернет, оргтехника, обслуживание офиса)

• Закупка канцелярии и хозяйственных товаров

• Контроль обеспечения сотрудников необходимыми ресурсами для работы

• Ведение документооборота и архивов

• Организация внутренних мероприятий компании

Работа с клиентами

• Прием и распределение входящих обращений

• Контроль своевременной обратной связи клиентам

• Взаимодействие с клиентами по организационным вопросам

• Контроль сроков действия ЭЦП и доверенностей

• Ведение внутренних баз данных и реестров

• Контроль исполнения задач по запросам клиентов

Маркетинговая и организационная поддержка

• Размещение и актуализация информации о компании на различных площадках

• Контроль размещения объявлений и отзывов

• Взаимодействие с подрядчиками по рекламе и продвижению

• Помощь в организации деловых мероприятий

• Подготовка презентационных и рекламных материалов

Сервисная поддержка руководителя

Важно: в обязанности входит обеспечение комфортной работы руководителя и сопровождение деловых встреч.

• Организация приема гостей и партнеров

• Подготовка переговорных встреч

• Организация чая, кофе и сопровождение деловых мероприятий

• Контроль порядка в кабинете руководителя и офисе

Наши ожидания от кандидата

Обязательно:

• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, административным координатором или секретарем от 1 года

• Отличные навыки организации и планирования

• Уверенное владение ПК и офисными программами

• Опыт работы с Google-сервисами, Microsoft Office

• Грамотная устная и письменная речь

• Умение работать с большим количеством задач одновременно

• Высокий уровень ответственности и самостоятельности

• Готовность работать в офисе полный рабочий день

Будет преимуществом:

• Опыт работы в Bitrix24

• Навыки подготовки презентаций

• Опыт использования AI-инструментов (ChatGPT и других нейросетей) для подготовки документов, протоколов, писем и рабочих материалов

• Опыт работы в бухгалтерских, юридических или консалтинговых компаниях

• Базовое понимание бухгалтерских процессов и документооборота

Важные качества для этой роли

• Системность и любовь к порядку

• Высокий уровень самоорганизации

• Инициативность и проактивность

• Тактичность и дипломатичность

• Внимательность к деталям

• Исполнительность

• Умение быстро переключаться между задачами

• Клиентоориентированность

• Стрессоустойчивость

Что мы предлагаем

• Работу в стабильной компании с более чем 20-летней историей

• Официальное трудоустройство

• Комфортный офис в центре города

• Чай, кофе за счет компании

• Работу напрямую с собственником бизнеса

• Возможность развивать управленческие и организационные компетенции

• Интересные и разнообразные задачи

• Дружную профессиональную команду

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00

Что важно в результате вашей работы

• Все поручения руководителя выполняются качественно и в срок

• Календарь руководителя организован без накладок и сбоев

• Документы и отчеты подготовлены своевременно и без ошибок

• Клиенты получают оперативную обратную связь

• В офисе поддерживается высокий уровень организации процессов

• Руководитель может сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на административные вопросы