Руководитель отдела документооборота

Цель должности: Обеспечивать единые стандарты ведения делопроизводства, устойчивую работу СЭД и контроль исполнения документов во всех подразделениях АО «КНП».

Основные задачи

Организация единой системы делопроизводства и документооборота в АО «КНП» с учётом отраслевой специфики (топливо/энергетика).

Обеспечение полного жизненного цикла документов: регистрация, движение, исполнение, хранение и архив, уничтожение по срокам.

Обеспечение корректной и надёжной работы системы электронного документооборота (СЭД) и обучение пользователей.

Функциональные обязанности:

Организация документооборота

Разработка и актуализация внутренних регламентов: инструкции по делопроизводству, схемы документооборота, номенклатура дел, инструкции по работе в СЭД.

Установление единых требований к оформлению документов (приказы, распоряжения, договоры, служебные записки, протоколы, письма).

Ведение справочников контрагентов и внутренних подписантов в СЭД (совместно с юристами и бухгалтерией).

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:

Приём, регистрация, сканирование и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной).

Контроль своевременной регистрации исходящих документов и их отправки адресатам (почта, электронные сервисы, ГИС, ЭДО).

Организация работы с конфиденциальной, служебной и коммерческой тайной: особые журналы, допуск, ограничения копирования.

Контроль исполнения документов:

Постановка контролируемых документов на контроль, работа со сроками, формирование поручений в СЭД.

Ежедневный мониторинг просрочек, формирование отчётов руководству и «пинание» должников в мягком, но жёстком режиме.

Подготовка аналитики: статистика по исполнению поручений, «узкие места» по подразделениям, предложения по оптимизации процессов.

Архив и хранение документов

Формирование дел, описей, подготовка и передача дел в архив.

Организация работы ведомственного архива: условия хранения, доступ, выдача дел, подготовка архивных справок.

Контроль сроков хранения и организация уничтожения документов по актам, в том числе электронных.

Взаимодействие с IT и внедрение СЭД

Участие в выборе, внедрении и сопровождении СЭД (техническое задание, тестирование, обучение).

Формирование пользовательских требований к доработкам (маршруты согласования, шаблоны, отчёты, интеграции с 1С, почтой и т.п.).

Контроль корректности настроек прав доступа, соответствия требованиям по защите персональных данных.

Управление командой:

Распределение нагрузки внутри отдела, постановка задач, контроль сроков и качества работы.

Обучение новых сотрудников, повышение квалификации команды, наставничество.

Проведение внутренних проверок качества делопроизводства в подразделениях, разбор ошибок и внедрение корректирующих действий.

Требования к кандидату

Основные требования:

Высшее образование (юридическое, управленческое, документальное обеспечение управления, архивоведение или смежные).

Дополнительное образование/курсы по делопроизводству, электронному документообороту, архивному делу — как плюс.

Опыт работы в делопроизводстве/документообороте не менее 5 лет, из них не менее 2–3 лет в роли руководителя отдела или зама.

Опыт внедрения и сопровождения СЭД (как минимум участие в проектах по внедрению, настройке маршрутов, обучению пользователей).

Знания:

Нормативная база по делопроизводству и архивному делу (ГОСТ Р, правила организации хранения и уничтожения документов).

Требования по защите персональных данных и коммерческой тайны, принципы информационной безопасности в части документов.

Принципы построения и оптимизации бизнес-процессов документооборота в компании с филиальной сетью.

Навыки и компетенции

Уверенное владение СЭД (DocsVision, Directum, ТЕЗИС, 1С:Документооборот или аналоги), офисными приложениями.

Навыки описания бизнес‑процессов, подготовки регламентов, инструкции для пользователей.

Управленческие навыки: постановка задач, контроль, развитие сотрудников, работа с сопротивлением изменениям.

Личные качества: системность, педантичность к деталям, устойчивость к рутине, умение «дожимать» исполнителей без конфликта.

Условия:

Официальное трудоустройство с первого рабочего дня

Прекрасно организованное рабочее место

Поддержка со стороны IT

Наличие ежемесячных и ежеквартальных премий

Расширенный социальный пакет