Делопроизводитель

Присоединяйтесь к динамично развивающейся компании по строительству домов из армированного бетона — нам нужен внимательный и организованный делопроизводитель!

Если вы умеете превращать хаос в порядок, легко ориентируетесь в документах и любите, когда всё чётко и по делу, — это ваша возможность стать важной частью команды, которая воплощает в жизнь современные и надёжные дома.

Мы ждём человека, который:

• уверенно владеет MS Office, Excel и CRM, умеет быстро находить нужную информацию;
• внимателен к деталям и ответственен — в строительстве точность в документах критически важна;
• умеет грамотно писать и говорить, выстраивать деловую переписку;
• способен работать в режиме многозадачности и спокойно решать оперативные задачи;
• понимает специфику строительной сферы или готов быстро в неё погрузиться.

Что мы предлагаем:

• стабильную работу и заработок в перспективной отрасли и участие в интересных проектах;
• понятные задачи и поддержку со стороны команды;
• возможности для профессионального роста по мере развития компании.

Если вы готовы навести идеальный порядок в документообороте и стать надёжной опорой для нашей команды — отправляйте резюме!
Давайте вместе строить не только дома, но и успешную карьеру!

Обязанности:

• Принимать и обрабатывать входящие звонки от клиентов, вежливо и корректно консультировать по базовым вопросам, фиксировать ключевые детали обращений и при необходимости перенаправлять запросы профильным специалистам.

• Вести CRM-систему компании: своевременно вносить данные о клиентах и коммуникациях, актуализировать статусы сделок и задач, формировать отчёты по активности и воронке продаж в соответствии с принятыми в компании стандартами.

• Организовывать и поддерживать документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки исполнения документов, готовить пакеты бумаг для отправки, следить за комплектацией и сохранностью документации.

• Формировать и систематизировать электронные и бумажные архивы, обеспечивать быстрый поиск нужных документов по запросу сотрудников.

• Подготавливать типовые письма, уведомления, справки и другие документы по утверждённым шаблонам, проверять их на корректность и соответствие внутренним регламентам.

• Координировать взаимодействие между отделами по вопросам, связанным с документами и клиентскими запросами (например, передавать в юридический отдел договоры на проверку, в бухгалтерию — запросы на выставление счетов).

• Вести переговоры с партнёрами по организационным и делопроизводственным вопросам (согласование сроков, форматов документов, порядка обмена данными), соблюдать принятый в компании стиль коммуникации и фиксировать итоги обсуждений в CRM.

• Осуществлять письменную коммуникацию с партнёрами: готовить и отправлять официальные письма, запросы и подтверждения, согласовывать формулировки документов, отслеживать получение ответов и соблюдение договорённостей, оперативно реагировать на уточняющие вопросы.

• Обрабатывать входящую почту: сортировать корреспонденцию по направлениям и приоритетам, регистрировать письма и уведомления, оперативно перенаправлять профильным сотрудникам, отслеживать важные входящие сообщения (в т. ч. от госорганов, банков, подрядчиков), фиксировать сроки реагирования.

• Готовить и отправлять исходящую почту: проверять комплектность вложений, корректно оформлять адреса и сопроводительные документы, вести учёт отправлений, при необходимости использовать курьерские службы и почтовые реестры, сохранять подтверждения отправки.

• Формировать заявки на закупку канцелярских принадлежностей и расходных материалов для офиса (по утверждённому перечню или на основе заявок сотрудников), согласовывать объёмы и сроки поставки с ответственным подразделением или поставщиком. Отслеживать исполнение заявок на канцелярию: контролировать сроки поставки, проверять соответствие полученного заказа заявке (ассортимент, количество, качество), организовывать распределение материалов по рабочим местам и вести учёт остатков канцтоваров на складе/в офисе.

• Выполнять отдельные поручения руководителя в рамках делопроизводственных процессов (сбор данных, подготовка сводных таблиц, мониторинг статусов документов и т. п.).

• Опыт работы делопроизводителем, секретарём или в смежных административных ролях от 1 года.

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel), базовые навыки работы с электронной почтой и облачными хранилищами.

• Практический опыт работы в CRM-системе (Битрикс24, amoCRM, 1С:CRM), готовность быстро освоить ту, что используется в компании.

• Понимание базовых принципов делопроизводства и правил оформления документов (реквизиты, нумерация, визы, сроки хранения).

• Грамотная устная и письменная речь, умение корректно общаться с клиентами и партнёрами по телефону и в переписке.

• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность, способность работать с большим объёмом информации и соблюдать дедлайны.

• Стрессоустойчивость и умение сохранять доброжелательный тон в общении даже при сложных или повторяющихся вопросах.

• Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) или 1С.

• Навыки работы с офисной техникой (МФУ, факс, мини-АТС).

• Базовые знания нормативных актов в области документооборота (ГОСТы по оформлению документов).

• Опыт поддержки отдела продаж или партнёрской сети (ведение базы контактов, подготовка коммерческих документов, контроль статусов договорённостей).

• Навыки базового административно-хозяйственного обеспечения офиса (оформление заявок на расходники, работа с поставщиками канцтоваров, ведение складского учёта мелких ТМЦ).

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• график работы: 5-дневная рабочая неделя, с 9:00 до 18:00;

• обучение, тимбилдинги, бизнес-встречи и выезды;

• наставничество и поддержка;

• корпоративная мобильная связь и оборудованное рабочее место;

• обучение по продукту и техпроцессам;

• понятные регламенты и шаблоны документов (КП, письма, договоры).