Офис-менеджер

Вакансия: Офис-менеджер (Санкт-Петербургский филиал)

1. О компании

Наша компания ООО «КЕНИД МЕДИКАЛ РУС» — специализированная внешнеторговая организация, занимающаяся импортом и продажей медицинского оборудования на территории России. Мы активно развиваем как онлайн-, так и офлайн-каналы продаж.

Структура компании: Головной офис в Китае, Центральный офис в Москве и Филиал в Санкт-Петербурге. Бизнес стабильный, рынок освоенный, деятельность полностью легальна и прозрачна.

2. О вакансии

В Санкт-Петербургский филиал требуется офис-менеджер. Важно: эта позиция не предполагает физической работы на складе, участия в таможенных процедурах или выполнения планов продаж (эти задачи решают штатные сотрудники). Ваша роль — административное и документальное сопровождение работы филиала. Процессы стандартные, работа спокойная и стабильная.

Место работы: Улица Швецова, 41, Санкт-Петербург

3. Ключевые обязанности

1. Администрирование филиала: Ведение повседневной деятельности офиса, сбор и архивирование документов по аренде и административным расходам, обработка авансовых отчетов сотрудников. Регулярное взаимодействие с руководством и финансовым отделом Центрального офиса в Москве.

2. Координация отгрузок и приемки товара:

• Прием входящих звонков от клиентов-покупателей, согласование условий и сроков отгрузки, координация складских сотрудников для отправки товара.
• Прием звонков от логистических и таможенных компаний, организация приемки импортных партий товара на склад.
• Объем работы: контроль 30–50 розничных отгрузок и 4–5 импортных поставок ежемесячно.

3. Управление документацией (полный цикл):

• Сбор, проверка, систематизация и архивирование документов по продажам и отгрузкам.
• Сбор документов по таможенным, транспортным и логистическим расходам по импорту.
• Обработка офисных расходных документов и авансовых отчетов сотрудников.
• Регулярная передача подготовленного пакета документов менеджеру по продажам и бухгалтеру в Москве для дальнейшего учета.

4. График работы (гибкий, по договоренности)
• Работа только в официальные рабочие дни.
• Стандартный график: 10:00 – 18:00 (обед 1 час).
• Минимальная продолжительность рабочего дня – 6 часов.
• Возможен гибкий график, обсуждаемый индивидуально.
• Сверхурочные работы не предусмотрены.

5. Наши ожидания от кандидата
• Обязательный опыт работы офис-менеджером от 1 года (выпускники без опыта, к сожалению, не рассматриваются).
• Уверенное владение MS Office (особенно Excel), опыт ведения документооборота и работы с таблицами. Знание 1С не требуется.
• Базовый уровень английского языка (чтение и понимание простой переписки/терминов).
• Внимательность к деталям, ответственность, развитые коммуникативные навыки и умение систематизировать информацию.

6. Условия работы и компенсация
• Оклад: 50 000 – 55 000 рублей в месяц (на руки, после вычета НДФЛ).
• Работа в дружном интернациональном коллективе (китайский и московский офисы), комфортные условия, отсутствие стрессовых нагрузок.