Бизнес-ассистент (fashion)

Москва, 1-я Тверская-Ямская улица

Описание вакансии

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!

Мы ищем Бизнес ассистента в творческую fashion индустрию.

Обязанности:

Бизнес 95%/ Личные 5%
Организация и контроль работы руководителя:

Полное ведение календаря руководителя;
Планирование встреч, съемок, мероприятий, поездок;
Напоминание о встречах, дедлайнах и обязательствах;
Контроль изменений в расписании;
Организация онлайн и офлайн встреч;
Синхронизация всех рабочих процессов руководителя;
Освобождение руководителя от операционной рутины;
Быстрое включение в срочные задачи.

Контроль задач и процессов:

Ведение задачника руководителя;
Фиксация всех договоренностей и поручений;
Протоколирование встреч;
Постановка задач команде;
Контроль сроков выполнения задач;
Сбор статусов по проектам;

Коммуникация и сопровождение:

Коммуникация с клиентами, подрядчиками и партнерами;
Представление интересов руководителя;
Сопровождение руководителя на встречах и мероприятиях;
Взаимодействие с VIP-клиентами, творческими командами, артистами, режиссерами.

Организация логистики и сопровождение проектов:

Организация курьеров и доставок;
Организация поездок и перемещений;
Координация погрузок/разгрузок;
Организация travel support;
Контроль бытовых организационных процессов во время проектов.

Поиск и координация подрядчиков:

Поиск производств, подрядчиков, поставщиков;
Поиск материалов, услуг, производственных мощностей;
Сбор информации и предложений;
Первичная коммуникация и переговоры;

Административный и операционный блок:

Работа с документами;
Контроль счетов и оплат;
Архивирование и систематизация документов;
Работа с таблицами и отчетами;
Подготовка презентаций;
Контроль CRM;

Поддержка личного бренда руководителя:

Контроль публикаций;
Координация контента;
Организация съемок;
Поиск мероприятий и профессиональных событий;
Помощь в организации выступлений;
Координация участия в премьерах, показах, мероприятиях.

Сопровождение руководителя:

Частичное сопровождение в поездках и на проектах;
Поддержка на площадках и мероприятиях;
Координация процессов во время съемок/проектов;
Контроль организационных вопросов на месте.

Личные поручения :

Бронирование ресторанов;
Покупка билетов;
Химчистка;
Доставки;
Точечные бытовые поручения;
Организация личных поездок;
Решение срочных бытовых вопросов руководителя.

Требования:

Релевантный опыт: От 2-х лет в роли бизнес-ассистента / executive assistant / project coordinator.
Опыт работы с творческими, динамичными руководителями будет преимуществом.
Иностранный язык: английский, В1-В2( будет преимуществом Китайский).
Программы и знания: Google Calendar, CRM-системы, таблицы, презентации; Навыки систематизации информации и ведения задач;
Будет плюсом опыт работы с AI-инструментами, сервисами протоколирования встреч, таск-менеджерами.

Условия:

Заработная плата, бонусы: 150 000 - 200 000 руб. на руки. Возможен рост дохода при сильных результатах и расширении зоны ответственности.
Оформление: ИП/Самозанятость,Обсуждается с финалистом;
Формат работы: офлайн г. Москва, м. Маяковская;
График работы: 5/2, полный день. В выходные, в период динамичной работы, также нужно будет подключаться. График может быть плавающим.
Командировки: могут быть редко, в зависимости от проекта( 1-2 раза в год)

ЭТАПЫ:
1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;
2) собеседование с руководителем + HR Smart & Talented - онлайн;
3) собеседование с руководителем очное;
4) Оффер и подписание NDA.