Специалист по делопроизводству

- 1. Работа в СЭД (Системе электронного документооборота) и регистрация договоров:

• Первичная обработка и регистрация: Прием, проверка корректности оформления и регистрация входящих проектов договоров, дополнительных соглашений и спецификаций в СЭД.

• Маршрутизация и контроль согласования: Запуск процессов согласования договоров по установленным в компании маршрутам (юристы, бухгалтерия, служба безопасности и т.д.).

• Контроль статусов (отслеживание): Мониторинг сроков согласования, напоминание ответственным сотрудникам о зависших документах.

• Учет и архивация: Ведение электронного реестра договоров, присвоение регистрационных номеров, сканирование и прикрепление финальных скан-копий с подписями и печатями.​​​​​​

• 2. Управление входящей и исходящей корреспонденцией

• Входящие документы: Прием, сортировка, регистрация в СЭД всей поступающей почты (электронной и бумажной). Распределение писем руководству и исполнителям.

• Исходящие документы: Проверка правильности оформления исходящих писем, присвоение исходящего номера, отправка адресатам (через Почту, курьерские службы, ЭДО или СЭД).

  Контроль исполнения: Отслеживание сроков подготовки ответов на входящие контрольные письма.

• 3. Архивное дело и общие задачи

  Формирование дел: Систематизация и хранение исполненных документов (оригиналов договоров и переписки) в соответствии с номенклатурой дел.

  Выдача документов: Контроль движения оригиналов документов внутри компании (выдача под роспись, контроль возврата)

Требования:

- Опыт работы с СЭД: Уверенное владение популярными системами электронного документооборота (например, Directum или другие корпоративные аналоги).

- Знание основ делопроизводства: Понимание правил оформления документов (ГОСТы по делопроизводству), структуры договоров, правил архивации.

- Грамотность: Безупречный казахский и русский язык (устный и письменный), знание правил деловой переписки.

- ПК-навыки: Уверенный пользователь MS Office (Word — продвинутое форматирование, Excel — ведение реестров и фильтрация данных). Работа с оргтехникой (сканеры, потоковые принтеры).

2. Личные и деловые качества

- Внимательность к деталям: Способность замечать опечатки в номерах, даты и отсутствие нужных подписей/приложений.

- Высокая организованность: Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и не забывать про «горящие» дедлайны.

- Стрессоустойчивость и коммуникабельность: Готовность вежливо, но настойчиво напоминать коллегам и руководителям о необходимости согласовать или вернуть документ.

Условия:

• Официальное трудоустройство;
• Стабильная заработная плата ;
• График работы 5/2;
• Комфортный офис в центре горда и дружный коллектив;
• Возможность профессионального обучения и развития.