Бизнес-ассистент руководителя

Вакансия открыта для партнёрской компании — БАУИНВЕСТ.

БАУ ГРУПП / Бауинвест — компания в сфере строительства и девелопмента.
Мы ищем бизнес-ассистента руководителя в офис в центре Краснодара.

Это позиция для человека, который умеет держать в фокусе много задач, быстро реагировать, фиксировать договорённости, контролировать сроки и помогать руководителю не тратить время на операционный хаос.

Главный результат этой роли — чтобы у руководителя было больше свободного времени, а задачи, поручения, встречи, документы и коммуникации были под строгим контролем.

Вам предстоит быть человеком, который помогает руководителю держать рабочий, организационный и коммуникационный контур в порядке.

Основные задачи:

— вести календарь руководителя: встречи, звонки, совещания, напоминания;
— фиксировать поручения руководителя и контролировать их выполнение;
— взаимодействовать с руководителями направлений по рабочим задачам;
— отслеживать сроки, статусы, ответственных и результаты;
— готовить и оформлять протоколы встреч и совещаний;
— вести деловую переписку, документы, таблицы и отчёты;
— работать в Битрикс24 / CRM и других рабочих системах;
— организовывать деловые поездки: билеты, гостиницы, маршруты, бронирования;
— согласовывать встречи и коммуникации с внешними контактами, приёмными, помощниками и секретариатами;
— выполнять личные поручения руководителя — примерно 30% задач;
— работать с конфиденциальной информацией.

Нам подойдёт кандидат, который уже работал в роли:

— бизнес-ассистента;
— персонального ассистента;
— помощника руководителя / собственника;
— executive assistant;
— офис-менеджера с сильной функцией контроля задач;
— координатора проектов;
— администратора премиального сервиса, hospitality или travel.

Также нам могут быть интересны кандидаты с опытом работы в бюджетной, государственной, ведомственной или окологосударственной среде: помощники руководителей госорганов, министерств, департаментов, администраций, сотрудники приёмных, аппаратов руководителей, секретариатов, организационных отделов или протокольных служб.

Для нас будет преимуществом, если вы обеспечивали административную поддержку руководителя высокого уровня: вели календарь, назначали и согласовывали встречи, взаимодействовали с приёмными и помощниками первых лиц, готовили документы и материалы к встречам, работали с официальной перепиской, протоколами и конфиденциальной информацией.

Особенно ценен опыт коммуникации на уровне первых лиц региона, администраций, министерств, ведомств, заместителей руководителей и руководителей направлений.

— работали напрямую с руководителем, собственником, топ-менеджером или руководителем высокого уровня;
— умели контролировать задачи, поручения, сроки и ответственных;
— не держали задачи «в голове», а вели понятную систему контроля;
— грамотно писали и умели фиксировать договорённости;
— имели опыт ведения протоколов встреч;
— организовывали поездки, бронирования, маршруты;
— работали с CRM / Битрикс24 или аналогичными системами;
— умели корректно взаимодействовать с приёмными, помощниками, секретариатами и внешними контактами;
— понимали субординацию и деловой стиль общения;
— спокойно относились к личным поручениям руководителя;
— понимали важность конфиденциальности;
— были внимательны к деталям, быстры в реакции и корректны в коммуникации.

Английский язык будет преимуществом: он может понадобиться для переписки, звонков и бронирований.

— работу в стабильной строительной компании;
— прямое взаимодействие с руководителем компании;
— офис в центре Краснодара;
— график 5/2, базово с 08:00 до 17:00;
— официальное оформление по ТК РФ;
— фиксированный доход 100 000 ₽ gross;
— KPI до 20 000 ₽ по результатам работы;
— возможные премии по итогам работы;
— разнообразные задачи: календарь, поручения, документы, поездки, коммуникации и личный блок.

Важно: в роли иногда бывают срочные вопросы после рабочего дня или в выходные. Это не ежедневный хаос, но позиция требует готовности быть на связи в ситуациях, где нужна оперативная реакция.

— вам нравится порядок в задачах и документах;
— вы умеете доводить поручения до результата;
— вам комфортно работать в динамичном режиме;
— вы спокойно взаимодействуете с руководителями, приёмными, помощниками, подрядчиками и внешними контактами;
— вы умеете быть тактичным, но настойчивым человеком;
— вы понимаете деловую субординацию и умеете корректно общаться на уровне руководителей;
— вам интересно быть правой рукой руководителя и видеть управленческую повестку изнутри.

— вам важнее статус позиции, чем реальные задачи;
— вы не любите документы, протоколы, контроль сроков и повторные напоминания;
— вам некомфортны личные поручения;
— вы не готовы к периодической оперативной связи после рабочего дня;
— вы предпочитаете работать только с одной задачей за раз;
— вам сложно работать в формате высокой ответственности и конфиденциальности.

Откликнитесь на вакансию и коротко напишите:

1. С каким руководителем / собственником / топ-менеджером или руководителем высокого уровня вы работали.
2. Как вы контролировали поручения и сроки.

В сопроводительном письме напишите фразу: «Задачи под контролем».