Офис-менеджер

MAKE event agency - ивент-агентство, работающее на рынке уже 10 лет. Мы реализовали более 700 проектов в 50+ городах России, являемся резидентами Национальной Ассоциации Организаторов Мероприятий (НАОМ) и специализируемся на проектах для B2G и B2B. В нашем портфолио - форумы, деловые конференции, фестивали, выставки, премии и клиентские интеграции. Среди клиентов - Газпромнефть, VK, РЖД, Росмолодёжь, Россия – страна возможностей и другие ведущие корпорации страны.

Сейчас мы ищем офис-менеджера, который возьмет на себя офисные и ассистентские задачи: поможет поддерживать порядок в рабочих процессах, работать с документами, координировать текущие вопросы офиса и сопровождать задачи руководителей.

Обязанности

• Контроль рабочих электронных почт и передача информации ответственным сотрудникам;
• Организация офисных закупок, доставок и текущих административных процессов для двух офисов в Серпухове и в Москве;
• Работа с документами: подготовка, сканирование, отправка и прием через Почту России и СДЭК;
• Подготовка коммерческих предложений, запросов и NDA по шаблонам компании;
• Работа со счетами, оплатами и внутренним документооборотом в Битрикс24;
• Административная поддержка офиса: взаимодействие с коворкингом в Москве, решение бытовых и технических вопросов;
• Ведение календаря руководителей, организация встреч, напоминания и контроль сроков;
• Помощь в подготовке материалов к встречам, выступлениям и рабочим задачам.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, ассистентом, администратором или координатором будет преимуществом;

• Уверенное владение компьютером, почтой, календарями, Google/Яндекс-документами и базовыми офисными программами;

• Навыки работы с документами, счетами, таблицами и внутренними системами;

• Внимательность к деталям, срокам и договоренностям;

• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты;

• Грамотная письменная и устная коммуникация;

• Ответственность, организованность и умение доводить задачи до результата.

Условия

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00;
• Работа в офисе, с возможностью периодически работать удаленно по договоренности;
• Заработная плата: от 50 000 ₽ ну руки, финально обсуждается по итогам собеседования;
• Поддержка в период адаптации - понятные задачи и помощь в вхождении в процессы;
• Лояльное руководство, открытое к диалогу;
• Возможность получить опыт в ивент-сфере и расти внутри компании.