Офис-менеджер
Офис-менеджер
Астана, проспект Кабанбай Батыра, 43блокD
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Управление документооборотом: регистрация, учет, обработка и отправка входящей/исходящей корреспонденции.
- Контроль исполнения: распределение документов по отделам согласно резолюциям Генерального директора, мониторинг сроков выполнения задач и протокольных поручений.
- Работа с приказами и доверенностями: регистрация, учет и надежное хранение приказов по основной деятельности и доверенностей.
- Поддержка архива: обеспечение сохранности, порядка и быстрого поиска любых служебных документов; выдача справок по ним.
- Контроль стандартов: проверка правильности оформления организационно-распорядительных документов компании на соответствие правилам делопроизводства.
- Протоколирование: документальное сопровождение совещаний, встреч и конференций (ведение и оформление протоколов).
- Полное жизнеобеспечение офиса: анализ потребностей, организация бесперебойной работы и создание комфортных условий для работников.
- Управление закупками: выбор оптимальных поставщиков, анализ цен и скидок, заказ и контроль поставок товаров для офиса (канцелярия, бутилированная вода, расходные материалы).
- Контроль бюджета и оплат: планирование и ведение бюджета расходов на офисные нужды, организация и контроль своевременной оплаты счетов поставщиков.
- Складской учет: организация хранения, учет и выдача канцелярских товаров и других средств труда работникам.
- Travel-поддержка: оперативная организация деловых поездок — поиск и покупка авиа- и ж/д билетов для работников компании, бронирование гостиниц.
- Поддержка топ-менеджмента: подготовка проектов официальных писем, запросов и других документов по поручению генерального директора.
- Информационная поддержка: оперативная печать служебных материалов, внесение и актуализация данных в информационных базах компании.
- Управление входящими коммуникациями: прием, фильтрация и распределение телефонных звонков, оперативный перевод вызовов на профильных работников.
- Координация в отсутствие руководителя: фиксация поступающей информации для генерального директора и своевременное информирование его по возвращении.
- Исполнение поручений: оперативное выполнение текущих административных задач по указанию генерального директора.
- Опыт работы в функциональном направлении обязателен
- Навыки:
- Ведения переговоров и деловой переписки.
- Приема и регистрации документации.
- Работы с большим объемом документов.
- Оперативного поиска необходимой информации.
- Работы в системе электронного документооборота.
- Обеспечения жизнедеятельности офиса.
- Проведения мероприятий.
- Умения:
- Структурировать сведения и излагать их в наглядном виде.
- Работать с организационной, копировальной и вычислительной техникой.
- Разрабатывать и вести бюджет по направлению деятельности.
- Выделять из большого объема информации главное
- Личные качества:
- Грамотная устная и письменная речь.
- Высокая адаптивность.
- Умение управлять своими эмоциями, стрессоустойчивость.
- Оперативность мышления.
- Хорошие коммуникативные навыки.
- Внимательность.
- Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РК.
- Дополнительное материальное стимулирование (премии, мат.помощь к отпуску и событиям).
