Руководитель отдела делопроизводства

Группа компаний «СоюзАгроХим» — российский производитель и дистрибьютор средств защиты растений. Работаем с крупными агрохолдингами и развитой дистрибьюторской сетью по всей России. Компания активно растёт: увеличивается объём договоров, контрагентов, внутренних регламентов и корреспонденции. Ищем руководителя, который выстроит документооборот как систему — со стандартами, регламентами и контролем исполнения.

Обязанности:

Организация и контроль документооборота:

• Выстраивание, стандартизация и оптимизация системы документооборота в компании: входящие, исходящие, внутренние документы;
• Мониторинг процессов документооборота и выявление узких мест;
• Контроль соблюдения установленных стандартов всеми подразделениями;
• Контроль исполнительской дисциплины по документообороту.

Электронный документооборот:

• Администрирование работы СЭД (структура ролей, маршруты и т.д.);
• Организация и контроль работы с ЭДО с контрагентами: Диадок, СБИС;
• Методологическая поддержка сотрудников при работе с системами документооборота.​​​​​​Договорная работа и первичная документация:
• Организация процесса согласования договоров: маршруты визирования, контроль прохождения;
• Контроль наличия подписанных оригиналов и своевременного возврата от контрагентов;
• Координация передачи первичной документации в бухгалтерию и юридический отдел.

Внутренний документооборот:

• Организация подготовки и оформления приказов, распоряжений, служебных записок;
• Доведение внутренних документов до исполнителей, контроль обратной связи;
• Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений;
• Работа с корпоративной почтой: регистрация, распределение, контроль ответов.

Архив

• Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения;
• Обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства;
• Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.

Управление командой

• Управление отделом документооборота: постановка задач, контроль качества работы;
• Формирование стандартов и регламентов для команды;
• Участие в подборе сотрудников отдела совместно с HR.

• Обязательно:

• Опыт в делопроизводстве или документообороте — от 3 лет, из них не менее 1 года на позиции старшего специалиста или руководителя;
• Глубокое знание правил документооборота: ГОСТ Р 7.0.97-2016, номенклатура дел, сроки хранения по 125-ФЗ;
• Знание 1С, уверенный пользователь Word, Excel, Outlook; или СЭД;
• Опыт разработки регламентов, инструкций по делопроизводству, шаблонов документов;
• Опыт работы с договорным документооборотом: маршруты согласования, реестры, контроль;
• Грамотная письменная речь — документы должны быть безупречны;
• Умение работать с большим объёмом задач, расставлять приоритеты и контролировать исполнение.

Будет плюсом:

• Опыт внедрения СЭД или перехода на электронный документооборот с нуля;
• Опыт работы с ЭДО-платформами: Диадок, СБИС;
• Профильное образование: документоведение, делопроизводство, юриспруденция, управление;
• Опыт в производственной или дистрибьюторской компании;
• Опыт управления командой — даже небольшой.

• оформление и деятельность по трудовому законодательству Российской Федерации;
• зп полностью "белая" ;
• премии по итогам работы за отчетный период (два раза в год);
• начало рабочего дня с 8.00, офис в шаговой доступности от метро Калужская (БЦ NeoGeo);
• корпоративная мобильная связь;
• медицинское страхование.