Делопроизводитель

Архивное дело

Организация и ведение архивного дела: отбор, упорядочение, комплектование, учёт, обеспечение сохранности документов, передаваемых в архив.

Разработка и актуализация номенклатуры дел.

Формирование дел, оформление обложек, переплёт, составление внутренних описей дел (в т.ч. постоянного срока хранения).

Подготовка и передача документов на постоянное государственное хранение в установленном порядке.

Организация мероприятий по уничтожению документов с истекающими сроками хранения (отбор, оформление актов, согласование).

Выдача по запросам архивных копий, выписок, справок.

Документооборот и корреспонденция

Приём, регистрация, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (бумажной и в системе электронного документооборота — СЭД).

Контроль исполнения документов и поручений, соблюдения сроков.

Составление и оформление официальных писем, служебных записок, актов, сводок.

Проверка и согласование исходящей корреспонденции, подготовленной сотрудниками: выявление и исправление орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок, контроль соответствия деловому стилю и правилам оформления.

Отправка документов Почтой России, курьерскими и иными службами; составление реестров отправки, контроль возврата документов.

Выдача корреспонденции адресатам под роспись.

Ведение журналов учёта документов, баз данных.

Прочее

Прием и обработка запросов от сотрудников на поиск документов, создание и выдача копий, в том числе скан-образов, своевременное закрытие заявок.

Участие в организации корпоративных мероприятий (по поручению руководителя).

Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей, решение текущих организационных вопросов.

На период ежегодного отпуска или временного отсутствия секретаря руководителя — исполнение его обязанностей (оплачиваемое совмещение)

Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство).

Знание правил делопроизводства: ГОСТ Р 7.0.97-2016, типовой инструкции по делопроизводству, требований к оформлению организационно-распорядительной документации.

Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя.

Знание основ архивного дела: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, порядок передачи дел на постоянное хранение и уничтожение.

Опыт работы с офисной оргтехникой, знание Почтовых правил (отправка заказных писем, оформление уведомлений, реестров).

Безупречная грамотность, навыки корректуры и редактуры деловых текстов, умение выявлять и исправлять орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Готовность при необходимости исполнять обязанности секретаря руководителя на время его отсутствия

Грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, высокая самоорганизация.

Обязателен опыт работы в должности делопроизводителя / секретаря / архивариуса от 1 года

Официальное трудоустройство

5-ти дневная рабочая неделя пн-чт с 09.00 до 18.00, пт с 09.00 до 16:45

Заработная плата 50 000 руб. на испытательный срок

Дружный коллектив, лояльное руководство.